油品調(diào)運分公司人事檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運分公司人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了提高zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公 司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業(yè)改革發(fā)展 服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和 工貿(mào)公司有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司機關(guān)各部門及各駐站。
第三條 本辦法中的人事檔案指企業(yè)人力資源等有關(guān)部門在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政 治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力 資源管理與開發(fā)、反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)。
第四條 人事檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全 ,便于企業(yè)各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據(jù)為己有。
第二章 組織機構(gòu)及職責
第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督。
第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:
(一)貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策;
(二)建立健全公司人事檔案工作規(guī)章制度;
(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供公司各級員工的人事檔案;
第三章 歸檔
第七條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應(yīng)收集公司員工的工 作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反 映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第八條 歸檔要求:
(一)收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚, 對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。
(二)人事檔案歸檔材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍色墨水和復(fù)寫紙書寫。
(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經(jīng)人力資源部負責人和主管領(lǐng)導審查批準,由專人 負責監(jiān)銷。
(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。
(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)按照統(tǒng)一的標準進行制作與裝訂,以便于查 找。
第九條 公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負責收集各部門的歸檔材料。
第四章 管理和利用
第十條 人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、 排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進行代管,并按規(guī)定收取管理費。
第十一條 建立人事檔案登記和統(tǒng)計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到 檔案號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第十二條 根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴密科學地保管;人事檔案管理人 員應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度,不得泄露檔案內(nèi)容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十三條 凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領(lǐng)導,經(jīng)審批后方可進 行;應(yīng)妥善保存重要、珍貴的檔案,用復(fù)制品代替原件提供利用。
第五章 檔案的傳遞
第十四條 員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調(diào)離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。
第十五條 對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關(guān)手續(xù),做好登記與審批工作,留存雙 方交接單備查。
第十六條 人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外 單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。
第十七條 收到接收單位調(diào)檔函后,必須經(jīng)綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。檔案 轉(zhuǎn)出后,應(yīng)聯(lián)系確認檔案是否轉(zhuǎn)到,并收取對方回執(zhí)以防丟失。
第六章 附則
第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。
第十九條 本辦法未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團公司、工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十條 本辦法自頒布之日起施行。
附件:
人事檔案材料收集歸檔范圍
1.員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免 呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批 表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4.黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登 記表和委員的簡歷表、政績材料。
5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6.評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績 材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表, 組織審查報告,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8.黨團組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織 意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申 請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9.干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材 料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11.各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12.員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。
15.高等教育
、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學 習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16.學生學籍變動記錄材料。
17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18.畢業(yè)學生體檢表。
