房地產(chǎn)集團(tuán)公司印信管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司印信管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)的印章和介紹信
管理,規(guī)范工作程序,特制訂本辦法。
第二條 綜合管理部為公司印信的歸口管理部門。
第三條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股
項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 印信的種類和使用范圍
第四條 印章的主要種類
(一)公司印章
(二)合同專用章
(三)法定代表人印章
(四)銷售合同專用章
(五)財(cái)務(wù)專用章
(六)各部門印章
(七)校正章
(八)騎縫章
(九)其它因工作需要刻制的印章
第五條 本辦法中的介紹信,是指公司對(duì)外統(tǒng)一使用的介紹信。
第六條 印章的使用范圍
(一)公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函,以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種報(bào)表和其他文書;
(二)合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同;
(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報(bào)表、票據(jù)和其他文書;
(四)銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同;
(五)財(cái)務(wù)專用章主要用于各類財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證和報(bào)表;
(六)部門印章主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書;
(七)校正章主要用于校正文件或協(xié)議(合同)中的非原則性的個(gè)別文字差錈
(八)騎縫章主要用于協(xié)議或合同的邊縫。
第七條 公司介紹信主要用于以公司名義對(duì)外進(jìn)行工作聯(lián)系。
第三章 印信的管理
第八條 印信的制作或購(gòu)買
(一)印章的制作:因工作需要須刻制印章的,由綜合管理部報(bào)總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),到指定店家刻制。
(二)介紹信的制作或購(gòu)買:因工作需要須印制或購(gòu)買統(tǒng)一格式介紹信的,由綜合管理部報(bào)總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),到指定廠家印制,或到指定店家購(gòu)買。
第九條 印章的登記
(一)所有印章都必須由綜合管理部在《印章登記本》上逐一登記,并在《印模一覽表》上留存印模;
(二)各部門領(lǐng)用屬于本部門保管的印章時(shí),應(yīng)在《印章登記本》上登記;
(三)每次用印,應(yīng)在《印章使用登記本》上登記備查,登記內(nèi)容為用印日期、事由、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、用印數(shù)等。
第十條 印信的保管
(一)綜合管理部負(fù)責(zé)保管公司印章、合同專用章、法定代表人印章及由各部門(機(jī)構(gòu))保管以外的各類印章、公司介紹信;
(二)銷售部負(fù)責(zé)保管銷售合同專用章、校正章、騎縫章;
(三)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章;
(四)各部門負(fù)責(zé)保管本部門印章;
(五)所有印章和介紹信必須由專人保管。
第十一條 印信的使用
(一)印章的使用
1、凡涉及公司對(duì)外投資、合作協(xié)議、土地協(xié)議、銀行擔(dān)保等重大事項(xiàng)的用印,須經(jīng)董事長(zhǎng)或其授權(quán)人簽字同意或憑協(xié)議、合同上董事長(zhǎng)或其授權(quán)人的簽字方可用印,具體經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
2、凡公司事務(wù)性的文件資料用印,須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人在擬稿紙或《印章使用登記本》上簽字,用印的文件資料須留有正本存檔。
3、預(yù)售協(xié)議用印,由銷售部加蓋銷售合同專用章。若因筆誤而更改,須加蓋校正章。商品房買賣合同用印,經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人審核簽字后,由銷售部加蓋銷售合同專用章和騎縫章,經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字,需在合同上加蓋法定代表人印章的,須經(jīng)法定代表人同意。
4、財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證、報(bào)表及款項(xiàng)支付用印,須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)審核,由出納蓋上財(cái)務(wù)專用章,然后由會(huì)計(jì)加蓋法定代表人印章。
5、部門(機(jī)構(gòu))的文書資料用印須經(jīng)部門(機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。
(二)介紹信的使用
開(kāi)具公司介紹信,須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理或經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);重大事項(xiàng)須經(jīng)分管副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十二條 印章的外帶
公司印章原則上不允許攜帶外出,因工作需要必須攜帶外出的,須經(jīng)總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)。外帶期間,必須由專人保管;用畢,須及時(shí)歸還。
第十三條 印章的失少
發(fā)現(xiàn)印章失少,保管人應(yīng)立即向綜合管理部報(bào)告,綜合管理部應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施,并登報(bào)聲明作廢;必要時(shí)應(yīng)向公安部門報(bào)案。
第十四條 印信的封存和銷毀
(一)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信,應(yīng)由綜合管理部統(tǒng)一封存。
(二)一般情況下,封存5 年后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),由綜合管理部統(tǒng)一銷毀。
第十五條 使用過(guò)的用印登記本和介紹信存根,于次年3 月存檔備查。
第十六條 印信管理人員應(yīng)遵守紀(jì)律,注意保密,嚴(yán)格按規(guī)定使用印章和介紹信。
第十七條 印章和介紹信必須存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)或其他安全的地方,每次用印或開(kāi)具介紹信完畢,應(yīng)立即放回原處;財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)由}會(huì)計(jì)分別保管。
第十八條 嚴(yán)禁開(kāi)具空白介紹信,不得在空白介紹信、便箋上加蓋各婁
第四章 附則
第十九條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第二十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
