房地產(chǎn)公司銷售部資料管理辦法
房地產(chǎn)開發(fā)公司銷售部資料管理
一.資料內(nèi)容
文字部份:
1.送董事會資料。
2.公司下發(fā)文件。落款為'**公司'、'董事會'的通知、通告、指示、決定、決議等。
3.會議紀要。
4.內(nèi)部資料。包括一般資料和重要資料(需長期保存)。
5.送其他部門資料,主要指部門銜接函。
6.其他部門送本部門資料。銜接函、落款為'**部'的通知、通報、決定等。
7.策劃部送行業(yè)信息。包括:策劃部送來的《簡報》、其他樓盤信息等。
8.活動方案。包括公司內(nèi)部及對外舉辦的各種活動細則,實施方案,請柬,門票樣本等。
9.報刊雜志信息。分相關行業(yè)信息、廣告信息等。
10.法律方面資料。主要指法律顧問的意見書、信函。
11.各項目售前資料。包括國土出讓協(xié)議復印件、預售許可證復印件、固定資產(chǎn)投資許可證復印件、建設工程許可證復印件、建設規(guī)劃許可證復印件、項目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價目表。
12.各項目運行中資料。包括合同書、預定單、工程變更單、退房申請單及批復、按揭資料、客戶檔案。
13.各項目售后資料。主要指物管公司送來的,如客戶住宅電話等資料。
14.銷售代表檔案。包括入司時間、生日時間、獎罰情況。
15.各項目《銷售日報表》。
16.每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。
電腦部份:
1.銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要,營業(yè)用房合同摘要,車庫購銷情況,已售房、余房信息。
2.工作日志。
3.客戶檔案。
4.銷售代表檔案。
二.資料的管理。
銷售助理負責本部門的資料管理工作,主管進行監(jiān)督和督促。
銷售助理作為資料的管理人,應及時做好資料的收集、整理、歸檔,確保資料的完整、正確和安全。
1.文字資料。
報董事會資料。注明所上報的具體董事、時間。
公司下發(fā)文件。在收文的次日早會宣讀,會后存檔。
《銷售日報表》。由經(jīng)辦的銷售主管當日詳細填寫,銷售助理每天早會檢查,會上匯總(包括當日匯總、截止當日匯總),經(jīng)理會后檢查。一本填完后存檔。
《工作日志》。由各銷售代表每天下班前完成,主管助理當日匯總,分項目銷售時間存檔。
合同書的管理。詳見《預定單合同的管理》。
預定單的管理。詳見《預定單合同的管理》。
工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應分項目長期保存。
項目售前資料。長期保存。
項目售后資料。長期保存。
注意事項:1.每份資料編寫目錄,建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失,須原樣彌補,并罰款200元,如造成其他資料的遺失,須承擔相應的經(jīng)濟及法律責任并罰款200元。
2.大部分文字資料需長期保存,有些資料需永久保存,這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭議的書面資料,如a、客戶的更名、轉讓資料(見《更名、轉讓手續(xù)的辦理》);b、優(yōu)惠客戶的情況說明;c、公司對客戶的賠償資料(含時間、原因、客戶姓名、購房位置、賠償結果、領導簽字、經(jīng)辦人簽字、客戶獲賠后的聲明);d、退房資料(見《退房手續(xù)的辦理》)。
二.電腦部分。
主管機要加密,除經(jīng)理、主管、主管助理以外的人員使用需征得主管以上一級領導同意。
涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理,郵件刪除。
合同及預定(退款)單的管理
一.填寫
1.由經(jīng)辦的銷售代表填寫,如該經(jīng)辦人員不在,由主管或經(jīng)理安排人員填寫,該被安排的工作人員有義務保質、保量地完成,否則將作為責任人受到處罰。
2.字跡要工整、清楚,使用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改,使用涂改液或刀片后再填寫。如發(fā)現(xiàn)字跡潦草、模糊者,用筆不合要求者,一份罰款50元。
3.合同內(nèi)容的填寫。
a.合同包括:主合同、補充協(xié)議、物管協(xié)議。
b.嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、付款時間、既定的條款,如出現(xiàn)金額的優(yōu)惠,合同條款的修改,補充條款的增加等被視作特殊合同,按照評審要求進行合同評審,
c.合同金額四舍五入保留到元,并保證分項金額之和等于總金額,單價乘以面積等于總價。
合同中須注明定金金額,定金統(tǒng)一為壹萬元。
大寫金額處有數(shù)據(jù)前的'零'可用'/'代替,數(shù)據(jù)中的'零'不得簡寫。
d.填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應用'/'劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。
合同上一定要留有客戶的身份證號、通訊電話、通訊地址。
4.合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。
合同書分格式化合同與特殊合同,格式化合同由經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表,后需另外一位銷售代表、銷售主管復核簽字,復核內(nèi)容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經(jīng)過任意修改。特殊合同要進行單獨合同評審,是否有相關領導簽字認可,之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續(xù)。
合同一式份,客戶、公司財務、銷售各一份,銷售保留的一份由主管、經(jīng)理核查后交開發(fā)公司管理,核查的內(nèi)容同上。
不規(guī)范合同的責任三方除查出問題的人以外均將受到50元-1000元的處罰,并承擔由此造成的一切后果,公司不承擔由于工作人員原因造成的任何損失。
5.預定單內(nèi)容的填寫。
嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、預定截止期限(從簽預定單次日起3天),如有調整視作特殊預定單,單價的優(yōu)惠由經(jīng)理以上一級領導簽字,預定截止日期的延長由主管以上一級領導簽字,否則將視情況給責任人以處罰。
填寫不得有空白欄,無內(nèi)容填寫應用'/'劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。
單上一定要留有客戶的通訊電話、通訊地址
特別注意單價與付款方式的對應一致,否則自行承擔一切后果。
6.預定單簽寫的程序。
1)填寫電腦確認單,寫明預定單號、客戶姓名、房屋位置、型號、定房日期及銷售代表姓名,將此單交至經(jīng)理處進行電腦輸入,確認無誤;
2)填寫房屋預定單,由另外一位銷售代表進行復核,客戶簽字后交至經(jīng)理處簽字確認;
3)帶客戶到財務部進
行交款,加蓋經(jīng)濟合同章;
4)將預定單的第一聯(lián)(白色)交至經(jīng)理處進行存檔,第二聯(lián)交給客戶,第三聯(lián)交給財務。
簽預定單須交納_____元以上的預定金。
7.退房程序
1.)定金:由客戶打電話說明要退房,且定金可不予退還者,由銷售代表填寫情況說明,寫明客戶姓名、定房位置,定房時間及退房原因,交至經(jīng)理處進行存檔。(此種情況大多為已過預留截止日期者)
2.)退房且退定金:由于公司及其他原因造成客戶要求退房的:
a.預定退房:收回客戶的預定單,經(jīng)理簽字后由相應銷售員帶客戶到財務部退款,退款后將預定單交至銷售經(jīng)理(財務部)處進行存檔;
b.合同退房:收回客戶的合同、業(yè)主卡等,要求客戶填寫《退房申請單》,交由財務核算應退金額并簽字確認,銷售主管簽字確認,金額在5萬元以上者由公司領導簽字確認,之后由財務部與客戶約定時間進行退款,退款后將《退房申請單》原件交至財務部,復印件交至銷售助理處進行存檔。
二.合同管理。此工作由經(jīng)理助理承擔,經(jīng)理進行監(jiān)督。
1.合同的管理。
時間:從客戶簽合同開始到移交給實業(yè)公司之前。
內(nèi)容:分項目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。
注意事項:應作為機密資料保存,不得遺失,不得將信息告訴他人;除公司領導、銷售經(jīng)理、合同經(jīng)辦人員以外,其他人員查看合同須經(jīng)主管同意,借閱須簽字。
2.預定單的管理。
時間:從客戶簽單開始須長期保存,該預定單無論是有效的、作廢的、過期的都需長期保存,以備查。
內(nèi)容:分項目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。
三.關于合同評審
1.格式化合同
a.定義:對開盤前的合同進行統(tǒng)一內(nèi)容的擬訂,在經(jīng)過合同評審后,即成為格式化合同。
b.合同評審程序:銷售部擬訂內(nèi)容--填寫合同評審表格--有關部門負責人簽字--管理者代表簽字--總經(jīng)理簽字
c.簽定此類合同時,須經(jīng)過銷售部內(nèi)部審核過程:銷售代表與客戶簽定合同--經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表并簽字確認--復核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認--銷售經(jīng)理簽字確認客戶簽字--蓋經(jīng)濟合同章。
d.對于復核人員應確認客戶在現(xiàn)場,對于條款未進行任意修改和增加,如在未修改的前提下增加了條款,確認此條款屬客戶對于公司的約束還是屬公司對客戶的約束,如是前者,則應進行特殊合同的評審,如屬后者,則應在增加條款上進行蓋章確認后進行內(nèi)部審核(此類增加內(nèi)容應首先由銷售主管在審核表上進行書面確認后填寫)。
2.特殊合同:
a.定義:對格式化合同內(nèi)容進行了改變(增加或刪除,其中增加條款屬客戶對公司的約束類),即稱其為特殊合同。
b.評審程序:銷售代表填寫合同評審表格(詳細填寫合同變更的內(nèi)容)--有關部門進行評審--法律顧問進行評審--管理者代表進行評審--銷售總監(jiān)、總經(jīng)理進行評審
c.對于最終評審結果與客戶達成一致后,客戶進行合同的簽字確認,蓋經(jīng)濟合同章。
d.若公司對此評審程序有改變,按改變后的程序另行執(zhí)行。
