工業(yè)飼料事業(yè)部采購管理辦法
某工業(yè)飼料事業(yè)部采購管理辦法
一、總則
1、目的
為使本部原輔料的采購作業(yè)有所遵循,及時提供適質(zhì)、適量、適價的原輔材料,特制定本辦法。
2、范圍
凡大宗原料、輔料、包裝材料、標簽、說明書等采購業(yè)務(wù)中,有關(guān)詢價、議價、購買等作業(yè),均適用本辦法。
3、采購權(quán)限的劃分
⑴大宗物資采購,均由采購委員會決議。
⑵其余原輔料采購作業(yè),均由飼料采購部負責(zé)詢價,呈總經(jīng)理簽準。
4、采購作業(yè)方式
采購方式依原料特性、用量分為三種。
⑴大宗原料采購。①適用于大宗物資,如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麩皮、進口魚粉等相關(guān)原料。②采購方式:由飼料采購部每周報市場行情,并預(yù)測未來變化,參考公司用量等資料,定期提報采購委員會研討,核準后定購。
⑵長期定單采購。①適用于經(jīng)常使用且市場價格比較穩(wěn)定的材料,如包裝材料。②采購方式:由采購部事先依據(jù)所需之一個月的用量,覓妥供應(yīng)商,辦理詢價議價手續(xù)、實際交貨時間、明細規(guī)格及數(shù)量,報請總經(jīng)理核準后,依實際需要通知供應(yīng)商交貨。
⑶一般性采購。①適用于零星用量且規(guī)格復(fù)雜之材料,如小品種原料等。②采購方式:采購部根據(jù)各部門開具的采購單,逐項辦理詢價議價,報總經(jīng)理核準后采購。
5、供應(yīng)商的選定及管理
⑴對于大宗或經(jīng)常使用的材料,采購部門應(yīng)建立相對穩(wěn)定的供應(yīng)商,并設(shè)立《合格供方記錄》作為日后詢價、議價和供料的參考。
⑵為確保貨源,采購人員對于經(jīng)常采購的材料,應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲備或交互采購,以穩(wěn)定貨源、價格及質(zhì)量等。
⑶若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時,采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽及技術(shù)服務(wù)能力等,憑此作為判斷是否為采購對象的依據(jù)。
6、采購委員會組織
⑴飼料事業(yè)部設(shè)立采購委員會,由公司財務(wù)部經(jīng)理、貿(mào)易部經(jīng)理、質(zhì)管部經(jīng)理及飼料事業(yè)部總經(jīng)理、副總經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理組成。飼料事業(yè)部總經(jīng)理擔(dān)任采購委員會主席,采購部經(jīng)理負責(zé)決議案的執(zhí)行。
⑵采購委員會原則上每月25日舉行會議,開會時間由采購部經(jīng)理安排。
⑶若情況特殊需要時,采購部經(jīng)理可建議召集臨時會議。
⑷開會的法定人數(shù)為全體委員的三分之二,任何議案以多數(shù)票決定,當(dāng)贊成票和反對票數(shù)相同時,由采購委員會主席裁決。
⑸會議決議事項由采購部經(jīng)理記錄整理,呈總經(jīng)理核決。
⑹采購委員會職責(zé):①擬定原料的采購政策并確保政策的適當(dāng)執(zhí)行。②依據(jù)本公司的技術(shù)標準,確保原料的品質(zhì)及合理的價格。
二、大宗物資采購作業(yè)
1、大宗物資信息收集
⑴采購部隨時詢訪、記錄、掌握國內(nèi)外重要原料的行情動態(tài)及足以影響原料供需的種種財經(jīng)措施,每周以《原料行情周報表》向總經(jīng)理匯報。
⑵采購部每月25日前完成預(yù)測下一個月的原料成本行情分析和下月采購計劃。
⑶技術(shù)部每月22日前完成下一個月的《原料預(yù)計用量表》送采購部。
⑷倉儲部門必須每日早上10時前,將工廠前一日的《原料庫存日報表》上網(wǎng)傳采購部,以了解庫存動態(tài)。
2、大宗物資采購方案的擬定
⑴采購部經(jīng)理每月主動召集一次會議,邀請采購委員會討論大宗物資采購最新動態(tài)。
⑵采購部除須將上次采購會議決議執(zhí)行情形提出報告外,并需提供《原料行情報告》供各采購委員參考、研究,并提出采購建議,以利采購委員會決議采購數(shù)量及價格。
⑶采購部應(yīng)在采購會議中,將預(yù)定的采購品種、數(shù)量、價格,報采購委員會決定,如遇行情變化大,需緊急采購時,采購部經(jīng)理應(yīng)先口頭報告總經(jīng)理,先向廠方定購,但事后需向采購委員會報告,并補辦手續(xù)。
3、大宗物資的定購及交貨量控制
⑴大宗物資經(jīng)采購委員會決議采購,并覓妥適當(dāng)供應(yīng)商后,有采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。
⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料依據(jù),采購部依據(jù)《原料入庫單》和《原料庫存日報表》作為采購依據(jù)。
三、長期定單采購作業(yè)
1、詢價、議價、采購作業(yè)
⑴采購人員就公司經(jīng)常使用的材料,深入了解材料規(guī)格、成本結(jié)構(gòu)、預(yù)估一個月的用量等資料后,選定三家以上供應(yīng)商,請其報價,并與之議價。
⑵議價完后,采購部人員應(yīng)擬定采購對象,以《采購合同》并隨附供應(yīng)商報價資料。呈請總經(jīng)理核準,完成定購手續(xù)。
⑶采購人員應(yīng)將每次定購的廠商及交易條件做好記錄備查。
⑷采購部應(yīng)注意長期性采購材料的市場行情,遇成本結(jié)構(gòu)中原料漲或跌時,應(yīng)判斷及時再采購。
2、例行通知交貨及交貨量的控制
⑴屬長期定單采購的材料,當(dāng)庫存降至安全存量時,采購部直接以電話向供應(yīng)商告知所需材料的規(guī)格,交貨期限、數(shù)量,通知其交貨。
⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料的依據(jù)。
⑶采購部以《原料入庫單》作為實際執(zhí)行數(shù)量。
3、長期供應(yīng)廠商異常的處理
采購部接到使用部門對現(xiàn)行長期定單供應(yīng)商有交貨品質(zhì)不符標準、交貨量不足、延誤交期、售后服務(wù)不良等反映時,均應(yīng)立即通知供應(yīng)商改善,經(jīng)通知后仍未改善者,采購部應(yīng)立即另行開發(fā)新供應(yīng)商。
四、一般性采購作業(yè)
1、請購作業(yè)
各部門需要采購時,需開具請購單。設(shè)備零件則需詳填設(shè)備零件的規(guī)格明細、用途及驗收標準,另提供參考工程圖畫及參考供應(yīng)商估價資料,送采購部門辦理采購作業(yè)。
2、采購作業(yè)
⑴采購部門經(jīng)辦人員接請購單后,應(yīng)立即了解請購的品名、規(guī)格和功能,經(jīng)參考市場行情及廠商資料后,進行詢價。
⑵除因獨家制造、代理或單筆采購金額在500元以下等因素外,采購部至少應(yīng)向三家以上供應(yīng)商詢價。
⑶若廠商報價的規(guī)格與請購的規(guī)格稍有不符或?qū)俅闷氛?采購人員應(yīng)隨附資料,由請購部門簽注意見后再行采購。
3、呈核及定購
采購人員詢價、議價完成后,填寫《采購申請單》經(jīng)采購經(jīng)理審核,必要時會簽請購部門意見后,依據(jù)核決權(quán)限呈核,總經(jīng)理核準后再行采購。
4、品質(zhì)異常處理
⑴采購人員收到質(zhì)管部出具的《原料檢驗報告單》時,應(yīng)依據(jù)檢驗結(jié)果、檢驗部門意見及《采購合同》規(guī)定,與供應(yīng)商洽談扣款、退貨、換貨、補交等事宜。
⑵因品質(zhì)不合格退貨、換貨而導(dǎo)致未于約定日期前入廠并驗收合格入庫者,應(yīng)以逾期交貨
處理。
五、整理付款
1、整理付款驗收憑證
整理付款憑證:采購部以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗報告單》為付款憑證。
2、整理付款程序
⑴采購部在原料驗收入庫后,以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗報告單》為付款憑證,填寫好《付款申請單》連同發(fā)票按付款程序核批后,交出納依《付款申請單》匯款給供應(yīng)商。
⑵屬月結(jié)貨款者,采購人員應(yīng)先通知廠商提前送發(fā)票,然后按程序辦理付款。
⑶內(nèi)購材料需待試車檢驗者,按訂立合同規(guī)定辦理付款,未定和約者,依采購部門呈準的付款條件整理付款。
六、附則
