供電局檔案管理辦法
供電局檔案管理暫行辦法
平遠縣供電局檔案管理暫行辦法
檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分,是維護本局經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄,其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、財務管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作,完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案,認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能,依法管理檔案事業(yè),全面提高檔案工作的“三服務”水平。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》,特制定我局檔案管理辦法。
一.文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍,主要有:
一)生產(chǎn)技術管理方面
1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定;
2、主要技術問題的請示和批復;
3、本單位近期電力規(guī)劃;
4、有關生產(chǎn)技術和安全方面的規(guī)程制度;
5、有關生產(chǎn)技術的年度計劃、工作總結和統(tǒng)計年報;
6、有關生產(chǎn)技術管理,技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料;
7、有關生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料;
8、質(zhì)量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二)計劃統(tǒng)計方面:有關各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。
三)勞動工資方面:有關定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。
四)財務管理方面:有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
五)教育培訓方面:有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。
六)黨、政、工、團工作方面:有關黨務工作以及組織,紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。
七)基本建設(工程)方面:是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
八)設備、儀器方面:有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九)局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十)歸檔:文件材料主要包括紙張,光盤、磁帶、照片、膠片,物等各種載體形式。
二.歸檔時間
一)各項管理工作中形成的文件材料,應在第二年第一季度內(nèi),將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審查后,交辦公室歸檔。
二)基建項目文件在其項目鑒定,竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段,單項歸檔。
三)會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔,保管一年后由財務部門編造清冊,經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。
四)重要會議(如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等)文件材料應在會議結束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔,重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五)合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六)重要設備、儀器開箱時,有關業(yè)務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料,在開箱驗收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
七)局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
八)光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。
九)下列文件材料應隨時歸檔
1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專(兼)職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補充的文件材料。
3、內(nèi)容機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中的文件材料。
5、其他臨時性活動形成的文件材料。
三.文件材料的歸檔要求
一)歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。
二)生產(chǎn)建設活動中形成的科技文件材料(含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等),由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三)各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其生產(chǎn)范圍,指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。
四)歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五)歸檔文件應齊全完整,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應復制。
六)辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應認真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
四.文件資料檔案的保密管理
一)對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準,只準在檔案室查閱。
二)文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用,不得外借,如確因工作需要,須經(jīng)局辦公室領導批準。
三)非財務部人員查閱會計檔案,須經(jīng)局財務部領導批準。
四)檔案資料未經(jīng)批準,不準擅自復印,經(jīng)批準同意借出或復印的檔案,不準轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得帶出局外,更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
五)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信,須經(jīng)局辦公室領導批準后方可查閱。
五.各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作,應納入各項工作計劃、議事日程和有關人員崗位責任制。
