國企人事檔案管理規(guī)定辦法
國企人事檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第二章 文件材料的形成與歸檔
第三章 檔案管理
第四章 檔案信息開發(fā)利用
第五章 檔案管理體制
第六章 附則
第一章 總則
第一條 根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。
其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。
第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。
第四條 企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 企業(yè)要根據(jù)國家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。
文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營、等項(xiàng)工作(以下簡稱生產(chǎn)活動(dòng))和文書處理的程序。
第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等,以下同)由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。
企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。
有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。
2、經(jīng)營銷售方面。
有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
3、設(shè)備儀器方面。
有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。
4、技術(shù)管理方面。
有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。
有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。
6、物資供應(yīng)方面。
有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動(dòng)工資方面。
有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
8、財(cái)務(wù)管理方面。
有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文件等。
9、教育培訓(xùn)方面。
有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。
10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。
有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。
11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
12、其他方面。
第九條 歸檔時(shí)間1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃;列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收,必須有檔案部門參加。
文件材料不完整、不準(zhǔn)確,不系統(tǒng),不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。
第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng),歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容,檔案部門不簽署意見不得申報(bào)成果。
第十四條 企業(yè)新購置重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí),有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料;并及時(shí)歸檔。
第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案部門歸檔。
第十六條 企業(yè)檔案部門要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。
第十八條 檔案分類1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號(hào)辦法。
2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。
3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。
4、常用的分類方法有:
(1)按產(chǎn)品型號(hào)分類;
(2)按設(shè)備型號(hào)分類;
(3)按科研課題分類;
(4)按工程項(xiàng)目分類;
(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;
(6)按組織機(jī)構(gòu)分類;
(7)按時(shí)間分類;
第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標(biāo)準(zhǔn)gb3792.5─85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。
2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。
3、底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。
底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:
(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
縮微母片和拷貝片應(yīng)分別存放;
(2)膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。
庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施,溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。
5、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳、物相符。
對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時(shí),要查明原因,保存依據(jù)。
6、檔案庫房的一般要求:
(1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)檔案庫房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃,庫房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。
第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。
2、修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。
3、修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原來圖紙作廢。
新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號(hào)。
作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào),根據(jù)需要另行保管。
4、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時(shí),應(yīng)重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號(hào)。
原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后,根據(jù)需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定1、企業(yè)要根據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。
確定保管期限的基本原則是:
(1)對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
(2)對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存;
(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定。
4、檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報(bào)告,經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。
銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。
2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。
第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。
2、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。
有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)為主,包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。
第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國家檔案局(1980)財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫房建設(shè)和購置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。
第二十六條 企業(yè)要按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。
第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外,其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。
第四章 檔案信息開發(fā)利用
第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,開發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營管理的檔案信息開發(fā)。
檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。
第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開架閱覽。
2、編制并交流檔案目錄。
3、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理,匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。
第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
第三十一條 對(duì)于積極主動(dòng)開發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員,企業(yè)應(yīng)給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。
獎(jiǎng)勵(lì)辦法按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五章 檔案管理體制
第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政群等各個(gè)部門,應(yīng)由一位副廠長(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導(dǎo),并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程,作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。
第三十三條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。
有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。
第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。
第三十五條 檔案管理人員1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。
2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力。
3、企業(yè)檔案管理人員享有專業(yè)技術(shù)管理人員待遇,按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。
第六章 附則
第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照*中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照*中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第四十條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
國家檔案局、 國家經(jīng)委、 國家計(jì)
