h市醫(yī)院檔案管理辦法
市醫(yī)院檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和黨中央、國(guó)務(wù)院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級(jí)檔案主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作,使檔案工作更好地為改革和建設(shè)服務(wù),特制定本辦法。
第二條 醫(yī)院檔案是黨、政、工、團(tuán)以及醫(yī)療、護(hù)理、科技、基建、人事、保衛(wèi)、會(huì)計(jì)等在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料,它是全院職工工作實(shí)踐的總結(jié)和記錄,是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,也是黨和國(guó)家寶貴財(cái)富的一部份,每一個(gè)職工都有責(zé)任維護(hù)檔案的完整與安全。
第三條 醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分,是提高醫(yī)院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此,醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)有一名院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,把檔案工作納入議事日程,列入醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。
第四條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于'檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用'的決定,醫(yī)院檔案由院檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理,其他部門(mén)或個(gè)人不準(zhǔn)保存檔案,更不準(zhǔn)私自損毀檔案材料。
第二章檔案的收集與整理
第五條 醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門(mén),院部及各科凡經(jīng)打字室打印的文件、材料等,必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫(xiě)的文件材料,須同時(shí)抄一份送院檔案室存檔。
第六條 各科室形成的文件材料,如年度工作計(jì)劃、人才培養(yǎng)、教學(xué)計(jì)劃和工作總結(jié),必須抄報(bào)院辦公室,由院辦公室分別歸檔。
第七條 凡申報(bào)某項(xiàng)科研課題或申報(bào)某項(xiàng)科技成果者,不論單位和個(gè)人,須將上報(bào)材料同時(shí)交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報(bào)手續(xù)(不準(zhǔn)任何人給予蓋章)。
第八條 基建圖紙、重要儀器的說(shuō)明書(shū)及安裝圖紙等,均屬檔案、資料的重要組成部份,凡驗(yàn)收基建工程、機(jī)器(儀器)設(shè)備安裝時(shí),須同時(shí)驗(yàn)收?qǐng)D紙、說(shuō)明書(shū)等資料,如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗(yàn)收,驗(yàn)收時(shí)須有檔案人員參加。
第九條 外出開(kāi)會(huì)、參觀、考察人員,回院后須將文件材料交檔案室登記存檔,拒絕不交者,按有關(guān)規(guī)定不報(bào)銷差旅費(fèi)和資料費(fèi)。
第十條 立卷分工和歸檔
文書(shū)檔案由院辦公室負(fù)責(zé)立卷,于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務(wù)科立卷,按科技檔案的形成規(guī)律,辦完一件立一件,隨時(shí)歸檔;會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé),于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向檔案室移交。
第三章檔案的保管與使用
第十一條 根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況,適宜設(shè)綜合檔案室,文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案均實(shí)行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人,由院黨委辦公室主任直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
第十二條 查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經(jīng)分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱,對(duì)本院職工查閱檔案須填寫(xiě)申請(qǐng)單,經(jīng)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,對(duì)與所查問(wèn)題無(wú)關(guān)或黨和國(guó)家規(guī)定不準(zhǔn)個(gè)人查閱的案卷不得查閱,摘抄檔案材料必須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),對(duì)機(jī)密文件材料一般不得摘抄。
第十三條 對(duì)科技檔案的查閱,為方便科技人員查閱科技檔案,對(duì)形成某項(xiàng)技術(shù)檔案的個(gè)人和科室,對(duì)該項(xiàng)科技檔案有優(yōu)先使用權(quán),需要查閱時(shí)可免辦查閱審批手續(xù)。
第十四條 檔案一般不得外借,確有特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)本院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可外借,借閱檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),詳細(xì)登記卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù),外借時(shí)間一般不得超過(guò)10天。最多不得超過(guò)20天,交回時(shí)要認(rèn)真核對(duì)卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù),對(duì)差錯(cuò)缺份少頁(yè)或丟失者,要及時(shí)查清原因,并向單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)反映,以便查找。
第十五條 為確保檔案的安全,本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機(jī)密檔案材料。
第十六條 普洱市人民醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房只作檔案存放保管之用,不得兼做其他用途。庫(kù)房、辦公室和閱卷室應(yīng)分開(kāi)。
二、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存放、管理要規(guī)范,密級(jí)架統(tǒng)一編號(hào),案卷上架排列合理、科學(xué)、整齊。檔案存放位置確定后,不得輕易變動(dòng)。
三、檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固適用,具有防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防潮等設(shè)施。
四、每日測(cè)試和檢查溫度、濕度,掌握其變化規(guī)律,采取積極有效措施做好溫、濕度的調(diào)控工作。庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14-24℃內(nèi),相對(duì)濕度控制在45-65%。
五、借出檔案應(yīng)及時(shí)收回存放原處。檔案人員對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定期檢查,發(fā)現(xiàn)丟失、破損、褪變等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)搶救、修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。
六、未經(jīng)批準(zhǔn),非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房。不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙,維護(hù)庫(kù)房安全。
第四章檔案管理人員的職責(zé)
第十七條 檔案管理人員必須以*理論和'****'重要思想為指導(dǎo),認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,貫徹執(zhí)行檔案工作的原則、法規(guī)和法律,維護(hù)檔案的歷史真實(shí)面貌。
第十八條 必須忠于黨和國(guó)家的檔案事業(yè),刻苦鉆研檔案專業(yè)理論和專業(yè)知識(shí),積極參加檔案工作理論研究,探索新理論,開(kāi)展新技術(shù),不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平,努力為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。
第十九條 檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作,做好歸檔的宣傳工作,提高職工對(duì)檔案材料歸檔重要性的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)材料歸檔的自覺(jué)性,做到寧多勿漏的收集材料,同時(shí)要做好鑒定、整理和保管工作,為提供利用打好基礎(chǔ),協(xié)助有關(guān)人員做好檔案立卷工作。
第二十條 檔案人員必須堅(jiān)持檔案為改革和建設(shè)服務(wù)的方向,積極熱情地提供利用,要正確處理好管理與利用的關(guān)系,既要管好,又要利用好,既要堅(jiān)持原則,又要方便利用,既要為內(nèi)部服務(wù),也要為社會(huì)服務(wù),要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用,做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。
第二十一條 檔案人員必須隨時(shí)提高警惕,認(rèn)真做好檔案的安全和保密工作,檔案工作既是服務(wù)性工作,又是政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,增強(qiáng)保密意識(shí),做好保密工作,嚴(yán)防泄失密事件的發(fā)生,以維護(hù)檔案的完整與安全。
第二十二條 檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應(yīng)移交的檔案,同時(shí)接收應(yīng)接收的檔案,在交接檔案時(shí),嚴(yán)格辦理交接手續(xù),做好登統(tǒng)工作,嚴(yán)防差錯(cuò)事故的發(fā)生。
第五章獎(jiǎng)懲
第二十三條 對(duì)不執(zhí)行國(guó)家規(guī)定,不按期立卷、移交檔案者,無(wú)論科室或個(gè)人,應(yīng)給予適當(dāng)?shù)呐u(píng)和教育,并令其限期改正,經(jīng)教育仍不改者,應(yīng)給予必要的經(jīng)濟(jì)懲罰。
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