n大學(xué)物業(yè)公司文檔管理辦法

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：53

下載一鍵復(fù)制全文

為進(jìn)一步規(guī)范公司文件檔案管理工作,提高文檔管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,結(jié)合工作實(shí)際,特制定本辦法。

一、本辦法所指的文件檔案為:

1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;

2.公司形成的各種規(guī)章制度、報(bào)告、通知、紀(jì)要等文檔;

3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價(jià)值的各類業(yè)務(wù)資料等文檔。

二、文件檔案管理辦法

(一)立卷歸檔

1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、歸檔和管理。

2.學(xué)校類文檔:編號(hào)規(guī)則為學(xué)校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號(hào)。學(xué)校下發(fā)的原文件,直接根據(jù)類別進(jìn)行編號(hào)登記歸檔,根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報(bào)告等文檔需留存副本至公司類文件進(jìn)行歸檔,電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

3.公司類文檔:編號(hào)規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設(shè)備類、財(cái)務(wù)類等,紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號(hào)規(guī)則同步進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

4.公司各部門文檔:編號(hào)規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案,移交的文檔須保證完整、層次分明,文檔移交時(shí),須當(dāng)面填寫移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。

5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全,質(zhì)地優(yōu)良,格式規(guī)范,文字清楚,手續(xù)完備且具有保存價(jià)值。

(二)文檔管理

1.辦公室指定專人負(fù)責(zé)文檔分類、編號(hào)、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理,要以原始記錄為依據(jù),編制文檔存放清單,以有效開展文檔的查詢、利用工作。

2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保文檔的安全。

3.任何人不得擅自將存檔文件對(duì)外公開,做好文檔安全保密工作。

4.未經(jīng)公司授權(quán),其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個(gè)人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。

(三)文檔查閱

1.公司職工查閱利用檔案,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并說明查閱目的,辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借,如必須借出,須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時(shí)歸還。

2.外單位查閱利用檔案,應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。

3.凡需從檔案中取證或辦理公證,必須由辦公室辦理。

4.利用者須對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé),違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。