房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法
物業(yè)房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法
1.目的
對(duì)代管地產(chǎn)公司物資的使用、擺放、保管、進(jìn)出進(jìn)行有效的控制。
2.范圍
房產(chǎn)后勤管理部
3.職責(zé)
崗位工作職責(zé)
部門負(fù)責(zé)人對(duì)代管物資的管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指示和審批。
倉(cāng)庫(kù)主辦負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)管理員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督
資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督倉(cāng)管員的驗(yàn)收、盤點(diǎn)、記賬等日常管理工作
倉(cāng)管員按規(guī)定對(duì)代管物資進(jìn)行管理
4.方法和過(guò)程控制
4.1物資管理
4.1.1代管物資的所有權(quán)屬地產(chǎn)公司。凡屬代管的物資,沒(méi)有得到代管物資所屬部門的負(fù)責(zé)人和房管部負(fù)責(zé)人的同意,不得領(lǐng)/借用、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓及報(bào)廢等。
4.1.2倉(cāng)管員負(fù)責(zé)對(duì)代管物資的日常管理工作。根據(jù)物資的性能、種類、用途等特點(diǎn),對(duì)倉(cāng)庫(kù)按類別進(jìn)行物資管理,并做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)。對(duì)于危險(xiǎn)品嚴(yán)格按公司《危險(xiǎn)品管理辦法》要求存放。
4.1.3.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的消防設(shè)施充足正常,每50平方米至少配兩個(gè)2kg滅火器(不足50平方米也必須配置兩個(gè)2kg滅火器)。除倉(cāng)庫(kù)人員之外,其他人未經(jīng)許可不得入內(nèi)。物資防水、防潮、防霉變等,參照公司倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定執(zhí)行。
4.2物資入庫(kù)
4.2.1.新購(gòu)營(yíng)銷物資,經(jīng)倉(cāng)管員檢驗(yàn)合格后及時(shí)粘貼資產(chǎn)條形碼,并將物資發(fā)票復(fù)印,留下復(fù)印件辦理入庫(kù),登記于資產(chǎn)軟件系統(tǒng)。并將入庫(kù)單打印三份,倉(cāng)管員與經(jīng)辦人雙方在入庫(kù)單上簽名,一份與發(fā)票一起交經(jīng)辦人至地產(chǎn)財(cái)務(wù)部報(bào)賬;另一份入庫(kù)單與發(fā)票復(fù)印件交資產(chǎn)管理員,最后一份倉(cāng)管員保存。
4.2.2.電子、電器類物資經(jīng)辦人必須提供說(shuō)明書、保修卡、遙控器等配套資料,對(duì)于無(wú)法提供的,經(jīng)辦人必須提供書面證明后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。
4.3物資出庫(kù)
4.3.1.地產(chǎn)、物業(yè)公司各部門(銷售部、萬(wàn)創(chuàng)除外),領(lǐng)用營(yíng)銷代管物資時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的《資產(chǎn)購(gòu)置/調(diào)撥申請(qǐng)單》(地產(chǎn)軟件系統(tǒng)表格)或郵件,方可到
房管部代管的營(yíng)銷倉(cāng)庫(kù)辦理手續(xù),倉(cāng)管員在地產(chǎn)公司資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)上銷賬。
4.3.2.歸還的借用物資,倉(cāng)管員驗(yàn)收無(wú)損后,在《物資領(lǐng)(借)用單》上注明歸還日期并簽名確認(rèn)。若有損壞或丟失,由借用人或借用部門負(fù)責(zé)賠償。
4.3.3.地產(chǎn)萬(wàn)創(chuàng)、銷售部領(lǐng)用營(yíng)銷物資,經(jīng)物資所屬部門負(fù)責(zé)人審批后,可直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。資產(chǎn)軟件銷賬參照上述4.3.1方法處理。
4.3.4.對(duì)于物業(yè)各項(xiàng)目服務(wù)中心領(lǐng)借用營(yíng)銷物資的,須代管物資所屬部門的負(fù)責(zé)人和服務(wù)中心負(fù)責(zé)人同意,以及房管部主要負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,方可領(lǐng)借用。倉(cāng)管員每月月底
將《物資領(lǐng)(借)用單》上報(bào)資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總,報(bào)地產(chǎn)公司財(cái)務(wù)部備案。
4.4物資調(diào)撥
4.4.1.物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移須物資所屬部門負(fù)責(zé)人同意后,方可調(diào)撥或轉(zhuǎn)移。當(dāng)物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移時(shí),倉(cāng)管員到場(chǎng)核實(shí)并開(kāi)《物資調(diào)撥單》,經(jīng)手人、倉(cāng)管員都要在單據(jù)上簽名確認(rèn),且單據(jù)需隨物資一起到使用地點(diǎn)。接收方須將物資存放庫(kù)區(qū)情況知會(huì)資產(chǎn)管理員和出庫(kù)方,出庫(kù)方在地產(chǎn)資產(chǎn)軟件系統(tǒng)上辦理調(diào)撥手續(xù),并打印單據(jù)與《物資調(diào)撥單》一并裝訂存檔。
4.4.2.對(duì)于急用物資,倉(cāng)管員不在現(xiàn)場(chǎng)時(shí),值班人先確認(rèn)身份聯(lián)系倉(cāng)管員,同意后值班人和經(jīng)手人在記錄本上登記簽字,可先領(lǐng)用,事后倉(cāng)管員再辦理調(diào)撥手續(xù)。
4.4.3.對(duì)于暫未建立倉(cāng)庫(kù)的項(xiàng)目,調(diào)撥到達(dá)臨時(shí)存放地點(diǎn)時(shí),倉(cāng)管員驗(yàn)收后在《物資調(diào)撥單》上'核實(shí)'一欄簽名,現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽'保管'一欄,物資由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人保管。如后來(lái)建立倉(cāng)庫(kù),現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)管員將臨時(shí)存放地點(diǎn)全部物資進(jìn)行盤點(diǎn),登記入賬,使用時(shí)再按出庫(kù)程序辦理領(lǐng)用手續(xù)?！段镔Y調(diào)撥單》一式三份,待簽字完善后,一份給出庫(kù)方,一份給入庫(kù)方,一份交資產(chǎn)管理員。
4.5日常物資管理
4.5.1.樣板房、銷售廳布置期間,所有進(jìn)入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的物資,由房管部小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人安排人員看管,物資進(jìn)出須及時(shí)登記并要求經(jīng)手人在現(xiàn)場(chǎng)值班記錄本上簽名確認(rèn),防止物資遺失。搬運(yùn)人員由房管部小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)安排。
4.5.2.樣板房、銷售廳、會(huì)所、酒吧開(kāi)放后三天之內(nèi),倉(cāng)管員或現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人對(duì)該區(qū)的物資進(jìn)行盤點(diǎn),填寫《物資清單表》,與地產(chǎn)萬(wàn)創(chuàng)辦理物資交接手續(xù);物資移交房管部或物業(yè)服務(wù)中心代為管理?！兑平晃镔Y清單》由房管部及物業(yè)服務(wù)中心各存一份。
4.5.3.樣板房、銷售廳、會(huì)所、酒吧等物資展示區(qū)的值班人員須按萬(wàn)創(chuàng)移交的《物資清單表》交接物資,如有物資在庫(kù)區(qū)內(nèi)變動(dòng),須及時(shí)知會(huì)倉(cāng)管員在清單上更改存放具體位置。以便及時(shí)修改資產(chǎn)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
4.5.4.各樣板房、銷售廳、會(huì)所、酒吧等物資展示區(qū)的工作人員不可撕毀粘貼在物資上的條形碼,如發(fā)現(xiàn)有條形碼脫落或模糊不清的現(xiàn)象,須及時(shí)知會(huì)倉(cāng)管員進(jìn)行補(bǔ)貼條碼。
4.5.5.凡屬代管物資區(qū)域內(nèi)的空調(diào)、音響等電器設(shè)備,如需維修和更換,須知會(huì)房管部或物業(yè)服務(wù)中心進(jìn)行維修和更換。
4.6樣板房銷售物資管理
4.6.1.確定出售的樣板房,由項(xiàng)目銷售組通知房管部或物業(yè)服務(wù)中心,倉(cāng)管員根據(jù)通知制地產(chǎn)《樣板房銷售前物資現(xiàn)狀清單》,列明物資現(xiàn)狀,經(jīng)地產(chǎn)萬(wàn)創(chuàng)、銷售部、財(cái)務(wù)部和客戶服務(wù)中心確認(rèn)銷售物資,原件由客戶服務(wù)中心存檔,銷售部、房管部和物業(yè)服務(wù)中心保存復(fù)印件。
4.6.2.現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)管員根據(jù)確認(rèn)情況編制地產(chǎn)《樣板房物資銷售確認(rèn)單》,由客戶服務(wù)中心 存檔,并提交銷售部。
4.7銷售樣板房的封閉
4.7.1.經(jīng)顧客認(rèn)購(gòu)的樣板房仍需展示,由房管部或物業(yè)服務(wù)中心進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理,避免樣板房受損。
4.7.2.經(jīng)顧客驗(yàn)收確認(rèn)與樣板房同時(shí)出售的物資,禁止調(diào)撥,如客戶對(duì)物資需求有變,銷售部及時(shí)以書面形式知會(huì)客戶服務(wù)中心、房管部和物業(yè)服務(wù)中心,以便及時(shí)修改《樣板房物資銷售確認(rèn)單》。
4.7.3.已出售的樣板房,由項(xiàng)目銷售組確定對(duì)外展示的時(shí)間。
4.7.4.入伙之前樣板房日常維護(hù)工作由房管部或物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé),已關(guān)閉但暫未移交給業(yè)主的樣板房,房管部或物業(yè)服務(wù)中心每周保持通風(fēng)、清掃、維護(hù)一次,防止室內(nèi)物資受潮發(fā)霉或變形。
4.7.5.樣板房如需返修,返修期間的物資保管暫由項(xiàng)目返修組負(fù)責(zé)。并與房管部或物業(yè)服務(wù)中心辦理物資交接手續(xù)。
4.7.6.經(jīng)客戶確認(rèn)的樣板房物資清單,需在交房時(shí)間的三天前抄送房管部和物業(yè)服務(wù)中心,作為樣板房?jī)?nèi)物資的清點(diǎn)及搬遷憑證,同時(shí)倉(cāng)管員向銷售部移交已出售
的電器說(shuō)明書、保修卡、遙控器等附件。
4.7.7.根據(jù)業(yè)主確認(rèn)后的樣板房物資清單,倉(cāng)管員在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)'轉(zhuǎn)讓處'出庫(kù)銷賬,并打印單據(jù)與清單復(fù)印件交資產(chǎn)管理員存檔,倉(cāng)管員復(fù)印備案。
4.7.8. 樣板房撤回的物資,倉(cāng)管員根據(jù)物資實(shí)際擺放情況在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)中辦理調(diào)撥手續(xù),將物資調(diào)撥到倉(cāng)庫(kù),并打印單據(jù)交資產(chǎn)管理員。
4.7.9.對(duì)于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的配套設(shè)備、設(shè)施,業(yè)主入伙后,根據(jù)萬(wàn)創(chuàng)或銷售部的通知,在移交物業(yè)服務(wù)中心前,倉(cāng)管員必須對(duì)設(shè)備、設(shè)施物資進(jìn)行盤點(diǎn),并填寫《移交物資清單》,移交物業(yè)服務(wù)中心須房管部和物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員簽名確認(rèn),并抄送地產(chǎn)財(cái)務(wù)部和人力資源部。
4.8物資損壞/遺失
4.8.1.展示的物資如有損壞或遺失,根據(jù)原因,及時(shí)按規(guī)定填寫《物資損壞/遺失申報(bào)表》相關(guān)人員簽字確認(rèn)后,由銷售現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人決定賠付方式和處理意見(jiàn),按物資清單列明單價(jià),確定賠付費(fèi)用,原則為現(xiàn)金,賠償費(fèi)用交地產(chǎn)財(cái)務(wù)部。
物資價(jià)值授權(quán)范圍
≤2000元銷售現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人(銷售員)
2000元以上項(xiàng)目銷售負(fù)責(zé)人(主任級(jí)以上)
4.9物資盤點(diǎn)
4.9.1.倉(cāng)管員每月對(duì)代管展示的物資進(jìn)行一次盤點(diǎn),清點(diǎn)時(shí)與現(xiàn)場(chǎng)小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)班人員三方一起清點(diǎn)。并在《物資核實(shí)記錄表》上簽名確認(rèn)。
4.9.2.倉(cāng)管員每月對(duì)營(yíng)銷倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行一次盤點(diǎn),并打印地產(chǎn)《倉(cāng)庫(kù)資產(chǎn)臺(tái)帳》,一份交資產(chǎn)管理員,另一份倉(cāng)管員備案。部門負(fù)責(zé)人參與倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)每季度必須覆蓋各營(yíng)銷倉(cāng)庫(kù)。
4.9.3.倉(cāng)管員每季度須對(duì)各項(xiàng)目的電器類物資及配件、附件(說(shuō)明書、保修卡等)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì),并填寫《電器類物資及附件資料統(tǒng)計(jì)表》,一份交資產(chǎn)管理員,另一份倉(cāng)管員備案。
4.10待處理物資
4.10.1對(duì)須報(bào)廢的代管物資,由房管部經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定后,按地產(chǎn)公司《資產(chǎn)管理規(guī)定》填寫地產(chǎn)《報(bào)廢單》報(bào)代管物資所屬部門負(fù)責(zé)人審批。
4.10.2.樣板房返倉(cāng)的可利用物資,萬(wàn)創(chuàng)確認(rèn)不再使用、由房管部會(huì)同地產(chǎn)財(cái)務(wù)部確定價(jià)格,報(bào)地產(chǎn)總經(jīng)理助理級(jí)以上相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織內(nèi)部職員進(jìn)行競(jìng)賣。
5. 相關(guān)文件
vkwy6.6-z01《基礎(chǔ)設(shè)施管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物資存儲(chǔ)及管理程序》
vkwy7.5.5-z01-01 《危險(xiǎn)品管理辦法》
6、記錄表格:
vkwy7.5.5-z01-f2 《物資領(lǐng)(借)用單》
vkwy7.5.5-z01-f4 《倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)表》
vkwy7.5.1-h01-fg06-f2《物資損壞/遺失申報(bào)表》
vkwy7.5.1-j06-05-f1《物資清單表》
vkwy7.5.1-j06-05-f2《物資核實(shí)記錄表》
vkwy7.5.1-j06-05-f3《電器類物資及附件資料統(tǒng)計(jì)表》
vkwy7.5.1-j06-05-f4《移交物資清單》
