某某山莊物業(yè)管理規(guī)章制度
某山莊物業(yè)管理規(guī)章制度
一、管理規(guī)章制度的建立:
完善的規(guī)章制度是提供規(guī)范化物業(yè)管理的基礎(chǔ)和準(zhǔn)繩。運行一套行之有效的管理制度,做到有章可循,有法可依,保證各項工作順利進(jìn)行,××××山莊將采取規(guī)范化、制度化的模式。制定一整套覆蓋管理過程的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證體系文件,現(xiàn)列標(biāo)題目錄如下:
(1)質(zhì)量手冊
1.質(zhì)量方針和目標(biāo)
2.組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)
3.質(zhì)量體系諸要素
文件和資料的控制
提供服務(wù)的控制
服務(wù)過程的控制
服務(wù)糾正的控制
質(zhì)量記錄的控制
(2)程序文件
1.合同起草,評審程序
2.文件和資料控制程序
3.物資采購控制程序
4.物資驗收發(fā)放程序
5.物業(yè)的接管、驗收程序
6.設(shè)備管理控制程序
7.服務(wù)工作控制程序
8.服務(wù)質(zhì)量的檢查程序
9.服務(wù)質(zhì)量的評價程序
10.業(yè)主投訴的處理程序
11.人員培訓(xùn)的控制程序
(3)工作手冊
1.人事工作手冊
2.事務(wù)部工作手冊
3.物業(yè)接管入住手冊
4.保安工作手冊
5.清潔、綠化工作手冊
6.機(jī)電、維修工作手冊
7.消防工作手冊
8.社區(qū)文化工作手冊
(4)質(zhì)量記錄表格
1.程序文件表格
2.工作規(guī)序表格
3.物業(yè)管理法規(guī)
4.圖紙、技術(shù)圖樣
二、物業(yè)管理檔案資料的建立與管理
檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理重要的組成部分,科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以為好的物業(yè)管理公司提供有力的支持。
(一)檔案資料的建立與分類
1.檔案資料的建立
(1)系統(tǒng)化、科學(xué)化電腦化的先進(jìn)手段收集資料
(2)將收集到的資料,根據(jù)來源、內(nèi)容和信息的表現(xiàn)形式進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。
(3)按照資料載體的不同類型采用恰當(dāng)?shù)陌踩４娣绞?/p>
2.檔案資料的分類
(1)接管移交資料
2.管理檔案資料
(2)××××山莊管理處檔案資料管理
1.管理處設(shè)兼職檔案管理員,使物業(yè)管理檔案管理規(guī)范化。
2.明確收集、整理、分類、編號、登記、電腦入網(wǎng)、入柜、使用、檢查等各項建檔流程。
3.采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應(yīng)的儲存、保存方式。
4.對原始文件,合同等重要資料必須嚴(yán)格管理,重要資料(如發(fā)展商提供的資料,商函等)的接受,借閱復(fù)印等必須經(jīng)管理處主任審批。
5.實行原始資料和電腦貯存雙檔管理。
6.檔案鑒定必須由管理處主任負(fù)責(zé),審批檔案保存數(shù)量、保存期限是否有效和作廢。
7.注重檔案管理信息開發(fā)、開展檔案編研工作,根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各科專題資料。
8.管理處每季對檔案資料管理進(jìn)行檢查。
9.要求全體員工樹立檔案意識、保密意識。
參照《全國優(yōu)秀管理住宅小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)》,結(jié)合本公司目標(biāo)承諾和質(zhì)量方針,確定如下承諾指標(biāo)及保證措施。
