灣麗酒店物資管理制度
麗灣酒店物資管理制度
酒店的物資管理包括食品原料、物料用品、布件、工程維修材料及在庫低值易耗品等。加強酒店物資管理是降低經(jīng)營成本,提高酒店經(jīng)濟效益的重要途徑。
1、物資管理的主要任務:
(1)保證酒店經(jīng)營活動的正常運行,促進管理水平的提高和經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展;
(2)在確保酒店服務質(zhì)量的前提下,做好物資的合理采購和合理使用工作,加強倉儲管理,堵塞漏洞,降低成本。
2、物資管理的基本方針:
供應有計劃,計劃有依據(jù),儲備、消耗有定額,管理有制度,實行a、b、c分類控制法,合理儲備,按計劃采購,按定額供應,積極處理呆滯積壓物資,降低物資儲備,加速資金運轉(zhuǎn)。
3、物資核算的方法:
(1)計價原則。發(fā)出物資一般采用加權平均法計價。一經(jīng)確定,不得隨意變更。
(2)入庫物資按品種、規(guī)格進行明細核算,做到日清數(shù)量,旬結(jié)余額。不入庫物資采用'對銷賬'核算方式。
倉庫員應及時記帳,并按領用部門進行發(fā)出物資的分配、匯總,編制物資收發(fā)存報表,報表一式二份,賬表核對無誤后,一份留存,一份附入庫單、領料單登報財務會計部。
(3)財務會計部應加強對倉庫財務工作和商品倉庫帳務工作的指導;及時解決核算中的疑難問題,每月對倉庫財務進行稽核,確保物資帳物的完整、準確及時。
4、物資管理的計劃性:
(1)物資采購計劃是組織物資供應的主要依據(jù),物資采購計劃必須在掌握市場行情的前提下,根據(jù)酒店綜合經(jīng)營計劃,物資消耗定額、物資儲備定額以及訂貨合同,充分考慮使用部門的合理要求進行編制。
(2)物資采購計劃分為年度計劃、季度計劃和月度計劃。年度計劃是指導全年物資供應工作的主要依據(jù),季度計劃是年度計劃的分解計劃,用以明確季度物資采購供應工作的方向,月度計劃是物資采購工作的具體實施與調(diào)整計劃,計劃編制按預算管理制度要求編制。
(3)計劃外急需用品的采購視采購量的大小而分別采用追加計劃和申購限額的辦法予以解決。追加計劃應隨時申報。
(4)物資采購計劃應列明'品名'、'規(guī)格'、'單位'、'期末庫存量'、'月消耗量或儲備定額'、'擬采購數(shù)量'、'預計單價'、'預計采購資金'等項目。采購計劃一式三份,經(jīng)財務部經(jīng)理和總經(jīng)理審批后,一分留財務會計部,一份送審計室,一份送采購部組織采購。
5、物資管理的基礎工作:
(1)物資消耗定額:物資消耗定額是編制物資采購計劃的重要依據(jù),是實施物資采購計劃的基礎條件,物資消耗定額必須符合合理、先進的要求。
(2)物資儲備定額:物資儲備定額由財務會計部統(tǒng)一管理。財務會計部在物資消耗定額的基礎上制訂物資消耗資金定額和物資儲備資金定額,并按季節(jié)進行調(diào)整。
(3)酒店所有物資均由采購部統(tǒng)一采購(外包單位商品除外)。采購部應掌握市場行情,按'質(zhì)優(yōu)、價廉'的原則貨比三家,擇優(yōu)采購,在同等條件下應先市內(nèi),后市外。如使用部門有特殊技術要求,可派人與采購員共同采購或使用部門自行采購,但須由采購部辦理入庫報銷、領用手續(xù)。
(4)物資采購若需訂貨的需按酒店合同管理制度要求簽訂合同,并蓋有雙方企業(yè)法人代表或具有法人委托書的代理人章和合同章。
(5)物資采購后,入庫物資由采購員填制入庫單,入庫單一式四聯(lián)。物資經(jīng)提運、驗收、入庫后經(jīng)辦人員分別簽收,一聯(lián)(存根聯(lián))采購部留存,一聯(lián)(付款通知聯(lián))附發(fā)票經(jīng)負責倉庫管理的成本財產(chǎn)管理部經(jīng)理簽字后送總稽核員核對,計劃外的再報財務部經(jīng)理和總經(jīng)理簽字,送財務會計部付款,二聯(lián)留倉庫。其中一聯(lián)(倉庫聯(lián))由保管員登記收、發(fā)、存、記錄卡,另一聯(lián)(記帳聯(lián))轉(zhuǎn)倉庫保管員記帳。不入庫的物資填制收料單。收料單一式三聯(lián),經(jīng)提運、驗收、領用人員簽收后,一聯(lián)(存根聯(lián))采購部留存,一聯(lián)(付款通知聯(lián))附發(fā)票經(jīng)收料部門經(jīng)理簽字后送財務會計部核對,計劃外的須報財務部經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后送財務會計部付款。
(6)財務會計部監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況,按財務規(guī)定審核原始發(fā)票及入庫單、收料單,審核無誤,核銷采購計劃后付款。
(7)所有外購物資均需驗收后方可入庫或領用,不合格的外購物資,不準入庫或領用,驗收所使用的計量工具應符合《計量管理制度》的要求。
(8)物資驗收員負責外購物品的驗收工作,采購部對外購物品的質(zhì)量在采購的全過程中負全部責任。
(9)物資到店后應及時進行驗收,盡量縮短入庫待驗時間,以便在發(fā)現(xiàn)差錯和質(zhì)量問題時,及時通知財務會計部拒付款項,并由采購部向?qū)Ψ剿髻r。鮮活食品、危險物品、貴重物品應隨到隨驗。
被驗物資的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、包裝必須與隨貨憑證、入庫單、收料單相符,包裝的食品原料應注明生產(chǎn)廠家名稱、廠址、商標、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、質(zhì)量標準、包裝規(guī)格等。
(10)經(jīng)檢驗不合格的物資應及時向部門主管及采購部報告,區(qū)別情況,及時處理。
凡質(zhì)量不合格的,未付款的應予退貨,已付款的應向供應單位索賠,訂有供貨合同的,還應按合同規(guī)定的違約責任要求對方給予賠償。質(zhì)量等級下降,酒店尚可使用的(以不影響酒店的服務質(zhì)量為前提),應視情況予以退貨或按貨論價。
數(shù)量短缺或有損壞的,應查明原因分別處理:
a、屬供貨單位發(fā)貨不足的,應由采購部與對方單位交涉補足或通知財務會計部減付不足部分的貨款;
b、屬運輸破損、遺失的,已保險的,應向保險公司索賠;
c、倉庫盤存屬正常范圍內(nèi)的短缺、損壞,應填制損溢報告單說明情況,經(jīng)部門主管批準后,予以核銷;
d、屬酒店員工工作失職發(fā)生的短缺、損壞,應填制損溢報告單說明情況,同時追究有關人員的責任,給予處理。
(11)物資經(jīng)驗收合格后,保管員即按規(guī)定簽寫入庫單,并辦理入庫登記手續(xù)(登記進貨帳、材料卡、料牌)。
(12)全店各類物資總倉庫一律由成本財產(chǎn)管理部統(tǒng)管,但根據(jù)業(yè)務的實際需要經(jīng)采購部同意,各業(yè)務部門可設立二級倉庫,由總倉歸口,部門自管。倉庫保管員對所掌握的物資負有保管、保養(yǎng)、監(jiān)督和檢查的責任,嚴格執(zhí)行物資的收、發(fā)、領、退、管等規(guī)定,嚴格履行崗位責任制。
(13)倉庫保管員應熟悉了解各類物資的保管要求,做到'二有'(有崗位責任、有儲備定額),'三化'(倉庫環(huán)境整潔化、材料堆放系統(tǒng)化、材料收發(fā)制度化),'三相等'(帳、卡、物相等),'統(tǒng)一編號定位'(按統(tǒng)一編號,分架、分層依次對號入座),'五五堆放','五防'(防火、防潮、防霉、防盜、防過期變質(zhì))。
(14)倉庫保管員應掌握了解庫存物資的儲存期限,按先進先出的原則組織發(fā)貨、防止呆滯變質(zhì)。
(15)酒店建立
食品原料質(zhì)量鑒定小組,鑒定小組由酒店有經(jīng)驗的廚師、食品檢驗員、倉庫保管員組成,凡使用存放時間超過規(guī)定的食品及需報損的食品原料,均需通過食品原料質(zhì)量鑒定小組鑒定后才能處理。
(16)倉庫應每月自行盤點一次,冷庫定期沖洗,食品二、三級倉庫應逐日盤點,成本財產(chǎn)管理部每月對庫存物資進行抽查稽核,財務會計部每年組織一次倉庫全面盤點,盤點后應及時填制庫存物資物資損溢報告單,說明原因,按審批權限規(guī)定分級處理。盤點中發(fā)現(xiàn)的呆滯積壓物資應及時上報,并積極組織處理。
(17)酒店的財產(chǎn)物資因盤盈盤虧及毀損變質(zhì)或自然災害等造成損失,應及時查明原因,分清責任,區(qū)別不同情況,按下列規(guī)定處理:
a、屬于定額內(nèi)的正常損耗,列入本期管理費用;
b、屬于責任事故造成的損失,應視責任大小,由過失人賠償損失的部分或全部。需要核銷的部分,按規(guī)定的審批權限報經(jīng)批準后,在管理費用中列支;
c、屬自然災害等原因造成的非常損失,按規(guī)定的審批權限報經(jīng)批準后,以其凈損失(即帳面凈值扣除保險賠償和殘值后)列作營業(yè)外支出;
d、兼有責任事故及自然災害等原因造成的損失,按酒店有關規(guī)定處理。
e、流動資產(chǎn)盤盈,應查明原因,沖減管理費用,任何部門和個人不得隱瞞不報,不得抵補短缺和損失,或移作他用。
(18)領用物資須憑領料單。領料單須經(jīng)部門主管或相應有審批權的其他人員簽署,手續(xù)齊全,保管人員才能發(fā)料。領用部門應指定專人領料。
倉庫保管員發(fā)料時,應嚴格按照領料單填寫的品名、規(guī)格、數(shù)量發(fā)貨,并按實際發(fā)貨數(shù)填列領料單中的實發(fā)數(shù)量,無特殊情況,實發(fā)數(shù)量不得超過申請數(shù)量。
領料單一式三聯(lián)。領料后一聯(lián)退領用部門,一聯(lián)倉庫留存及時登記帳卡后交材料核算員登帳,一聯(lián)財務會計部進行帳務處理。
(19)實行以舊調(diào)新的物品(工具)須報廢單、領料單兩單齊全才可領料,其中屬個人保管使用的工具還須帶工具卡,因業(yè)務發(fā)展而需增領的部分,需領用部門主管、成本財產(chǎn)管理部經(jīng)理會簽后才可領用。
(20)物料領用后,因質(zhì)量、規(guī)格不符,領用部門要求退貨的,應填寫紅字領料單,并說明原因,經(jīng)領用部門主管、成本財產(chǎn)管理部經(jīng)理會簽后,準予退庫。
屬材料過程中發(fā)現(xiàn)的規(guī)格、數(shù)量不符,應及時調(diào)換。退庫的物料須復驗清楚,合理的方可入庫。
(21)退庫的物品應加強管理,減少不必要的損失。凡列明保質(zhì)期的日常用品、食品原料等應優(yōu)先發(fā)出避免呆滯積壓。
(22)基本建設和工程所用的物資材料可參照本制度的要求進行管理,實物分開,帳簿分設,用途分清,確保物資核算工作的真實性。
(十)低值易耗品管理制度
低值易耗品具有數(shù)量大,品種多,使用期長短不一等特點。因此,管理、使用低值易耗品也是經(jīng)營管理的一項重要內(nèi)容。
1、按最新規(guī)定,單位價值不滿2000員,使用期限較短的勞動資料屬低值易耗品范圍。
2、低值易耗品的分類
根據(jù)酒店的具體情況,酒店的低值易耗品可分為以下幾類:
大 類 小 類 細 類
(1)床上用品羊毛毯按規(guī)格分細類
鴨絨被按規(guī)格分細類 枕芯 其他
(2)布件床上用布件按品種規(guī)格登記
床罩按規(guī)格分細類
潔理用巾按品種規(guī)格登記
餐巾專用布件按品種規(guī)格登記
各種簾套按品種規(guī)格登記
工作服按品種規(guī)格登記
(3)器皿餐具金屬類按品種規(guī)格登記
玻璃類按品種規(guī)格登記
陶瓷類按品種規(guī)格登記
廚房用具按品種規(guī)格登記
(4)工具類度、量、衡具按品種規(guī)格登記
公用工具按品種規(guī)格登記
個人工具按品種規(guī)格登記
計算工具
(5)其他指不包括在上述范圍內(nèi)的其他低值易耗品。
3、低值易耗品的管理在酒店總經(jīng)理和財務部經(jīng)理的領導下,實行歸口分級管理和'誰用誰管,管用結(jié)合'的辦法。
(1)成本財產(chǎn)管理部為低值易耗品的專業(yè)管理部門,負責低值易耗品的日常管理。
a、負責在庫低值易耗品的保管及核算。
b、負責建立專用低值易耗品的管理制度。
c、建立專用低值易耗品的輔助帳,并定期到各部門清點和核查。
(2)布草房負責床上用品、工作服及布件的日常管理。
a、提供酒店所使用的床上用品、工作服、布件的備選式樣、備選面料,供各使用部門及總經(jīng)理決策。
b、負責回收已使用過的床上用品及布件交洗衣房洗滌,并按回收數(shù)供應符合使用要求的床上用品及布件,負責員工工作服的洗滌收發(fā)工作。
c、在用床上用品、布件和工作服的零星修補及少量床上用品、布件、工作服的制作。
d、按'物資管理制度'、'定額管理制度'的要求,辦理使用過程中床上用品、布件的報廢、領用手續(xù)。
e、按規(guī)定要求,登記在用床上用品、布件的收發(fā)情況,掌握在用床上用品、布件的動態(tài)。
(3)餐飲部負責在用器皿餐具等的日常管理。
a、編制酒店器皿、餐具的年度消耗計劃。
b、制定在用器皿、餐具的保管責任制。
c、按'物資管理制度'、'定額管理制度'的要求,辦理器皿、餐具的報廢、領用手續(xù);辦理餐廳在用布件的缺損申報手續(xù)。
d、經(jīng)財務部同意,業(yè)務部門可設二級庫,并相應建立在用器皿、餐具的臺帳,掌握使用消耗動態(tài)。
(4)客房部負責各管區(qū)所使用的低值易耗品的日常管理。
a、編制客房低值易耗品的年度消耗計劃。
b、制定在用低值易耗品的保管責任制。
c、按'物資管理制度'、'定額管理制度'的要求,辦理各管區(qū)在用低值易耗品的報廢、領用手續(xù);辦理床上用品、布件的缺損申報手續(xù)。
d、按規(guī)定要求,建立在用低值易耗品二級、三級明細臺帳,掌握低值易耗品使用及消耗情況。
(5)工程部負責對個人工具、公用工具進行日常管理。
a、建立在用工具臺帳,掌握在用工具的使用動態(tài)。
b、對實行以舊換新的工具進行報廢鑒定,辦理新領工具的審批手續(xù)。
(6)各部門負責本部門使用的低值易耗品的管理工作。
a、編制低值易耗品的消耗計劃。
b、建立在用低值易耗品的明細臺帳。
c、按'物資管理制
度'辦理低值易耗品的領發(fā)、保管等日常管理工作。
4、報廢低值易耗品應先由使用部門填寫報廢單,使用部門經(jīng)理簽字后報財務部經(jīng)理及總經(jīng)理核準,報廢物品的實物應交成本財產(chǎn)管理部驗收后統(tǒng)一處理。
5、領用低值易耗品應按照物資管理制度辦理手續(xù)。一般實行以舊換新的辦法,領用前應先辦理報廢手續(xù),憑報廢單、領料單領用新的低值易耗品。屬增領或定額管理范圍內(nèi)的,應先經(jīng)成本財產(chǎn)管理部財產(chǎn)管理員核準。
6、低值易耗品的內(nèi)部轉(zhuǎn)移:
在用低值易耗品在部門內(nèi)轉(zhuǎn)移的,由有關部門財產(chǎn)管理人員負責辦理轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。
7、在用低值易耗品跨部門轉(zhuǎn)移的應由調(diào)入、調(diào)出,部門財產(chǎn)管理人員填財產(chǎn)轉(zhuǎn)移單到成本財產(chǎn)管理部財產(chǎn)管理員處辦理轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。
8、低值易耗品的對外調(diào)撥,由財務會計部統(tǒng)一辦理。在用低值易耗品對外調(diào)撥應由使用部門提出申請,報財務部經(jīng)理和總經(jīng)理批準后委托財務部門辦理。任何使用部門無權直接對外調(diào)撥在用的低值易耗品。屬'?？厣唐?范圍內(nèi)的低值易耗品對外調(diào)撥,應逐級報經(jīng)財務部經(jīng)理和總經(jīng)理批準。
