第1篇 公司文書管理工作制度5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。
(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項。
(3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。
(4)決議:經(jīng)過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。
(5)批復:上級答復下級的請示事項。
(6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項;發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。
(8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況。
(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。
(10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。
(3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。
(4)普通:指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。
(5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。
第四章文書制作要領
第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。
(3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機關:制發(fā)文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級:保密文件注明密級。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。
第八條用紙格式。
(1)國內公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級行文,即下一級行文給直接上級。
②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。
③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級行文。
②多級同時行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。
(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。
第十四條文書制作注意事項。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權威性和質量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。
(8)不輕易越級行文。
第五章文書制作流程
第十五條對外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。
②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。
②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一意見后進行修改。
(3)簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5)繕印、校對。
①急件應先行處理。
②保密件應由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。
④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。
⑤打印、校對責任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負責。
②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。
第十六條對內行文處理程序。
(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。
第十八條公司內部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
(3)各種有關聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。
②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領導審閱。
第二十七條催辦。
分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結辦。
文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第2篇 公司文書管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級:保密文件注明密級。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。
第八條 用紙格式。
(1) 國內公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國內用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國際標準用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給直接上級。②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級行文。②多級同時行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。
第十二條 文書的署名。
(1) 公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。
(2) 對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第十三條 文書的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。
第十四條 文書制作注意事項。
(1) 文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。
(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4) 對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權威性和質量。
(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。
(8) 不輕易越級行文。第五章文書制作流程
第十五條 對外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一意見后進行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4) 編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5) 繕印、校對。①急件應先行處理。②保密件應由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。⑤打印、校對責任人簽名。
(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負責。②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。
第十六條 對內行文處理程序。
(1) 對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
⑶ 對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。
第十八條 公司內部文書原則上不封緘。
第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。第七章文書的處理
第二十條 普通文書的處理原則。
(1) 部門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
⑶ 各種有關聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條 機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;
第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。
第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據(jù)公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領導審閱。
第二十七條 催辦。分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結辦。文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。第十章文書的整理與保存
第二十九條 全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條 保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條 保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條 重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準頒行。
