收款日常管理制度
為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系,對(duì)應(yīng)收賬款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制,特制定本管理規(guī)范。
一、建立客戶檔案,進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄:
二、事前控制:(簽約到發(fā)貨)
從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶,業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。
對(duì)客戶的審查內(nèi)容(5w):
1、who 人員素質(zhì),銷售業(yè)績(jī),社會(huì)關(guān)系
2、where 地理位置,物流配送情況
3、when 從事本行業(yè)的時(shí)間,何時(shí)開(kāi)始合作,有否合作經(jīng)歷
4、what 信用檔案,有無(wú)不良紀(jì)錄
5、why 關(guān)鍵點(diǎn),為什么要合作,合作原因,合作動(dòng)機(jī),合作前景
對(duì)客戶的評(píng)定等級(jí)
a 類客戶,回款2個(gè)月內(nèi)
b 類客戶,回款5個(gè)月內(nèi) (最好預(yù)付一部分貨款)
c 類客戶,回款8個(gè)月內(nèi) (必須預(yù)付一部分貨款)
d 類客戶,回款時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng),不可靠 (必須貨款兩清)
簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì),合同的每一項(xiàng)內(nèi)容,都有可能成為日后產(chǎn)生信用問(wèn)題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù)。
在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 :
1、明確交易條件,如:品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等;
2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;
3、確定合同期限;
4、簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個(gè)人行為的私章、單一簽字或其它代用章);
5、電話訂貨,最好有傳真件作為憑證。
合同的簽訂必須經(jīng)過(guò)市場(chǎng)部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。
三、事中控制:(發(fā)貨到收款)
1、發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對(duì);公司在銷售貨物后,就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序,根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收,同時(shí)注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進(jìn)行全程跟蹤)
收賬策略如下:
a 類客戶,按常規(guī)合同
b 類客戶,最好預(yù)付一部分貨款
c 類客戶,必須預(yù)付一部分貨款
d 類客戶,必須貨款兩清
2、回款記錄,賬齡分析。財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)賬制度,每隔一個(gè)月或一季度必須同顧客核對(duì)一次賬目,形成定期的對(duì)賬制度,不能使管理脫節(jié),以免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清;并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進(jìn)行賬齡分析。
有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。
1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;
2、產(chǎn)品的回款期限不同,或同種產(chǎn)品回款期限不同;
3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí);
4、客戶不能夠按單對(duì)單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;
以上情況會(huì)給應(yīng)收賬款的管理帶來(lái)困難,定期對(duì)賬避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死賬現(xiàn)象,同時(shí)對(duì)賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書(shū),而不是口頭承諾。
四、事后控制:(欠款到追收)
1、欠款到追收。對(duì)拖欠賬款的追收,要采用多種方法清討,催收賬款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制,再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商,則由客服中心定期對(duì)其進(jìn)行溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收賬款,可按其賬齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè),應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃,限期清欠,采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限,不能超過(guò)回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超過(guò)80天);如超過(guò),即馬上采取行動(dòng)追討。
