學生會財物管理規(guī)章制度
(一)經(jīng)費管理制度
1、一切活動經(jīng)費從“節(jié)省經(jīng)費,多辦實事”的原則出發(fā),合理使用經(jīng)費。學生會經(jīng)費由生活部統(tǒng)一管理。
2、各項活動由主辦部門根據(jù)實際情況商定所需的經(jīng)費數(shù)額,做出書面報告,隨活動方案上報分管主席及主席簽字同意;再由生活部報團總支審批。
3、經(jīng)團總支審批同意的經(jīng)費方可報銷,報銷憑正式發(fā)票到生活部辦理。
4、批準開支的經(jīng)費,憑經(jīng)費預算在活動開展前7天到生活部預支經(jīng)費;在活動結束后的7天內(nèi)收齊發(fā)票或收據(jù)到生活部統(tǒng)一進行報賬工作。發(fā)票和收據(jù)金額總和應與所預支的經(jīng)費相符,多退少補。
5、批準的正當經(jīng)費,因特殊情況未能取得發(fā)票時,須憑收據(jù)報銷。因個人原因未取得發(fā)票的由個人負責.
6、每月第一個星期由生活部進行報銷工作,各部在要報銷的發(fā)票后用黑色鋼筆注明用途、經(jīng)手人、證明人,不按照要求書寫,恕不進行報銷。
7、生活部設立經(jīng)費收支賬本,做好各項經(jīng)費收支登記,并妥為保管各種單據(jù)和報銷憑條。
8、每學期結束由生活部清算全部經(jīng)費的收支情況并向主席團、團總支老師及有關領導作匯報。
(二)器材管理制度
1、學生會一般財物由生活部管理,包括學生會由于工作出色獲得的集體性獎品、紀念品,學生會內(nèi)的重要報刊雜志及日常工作文具等物品。
2、各部自行負責本部器材并確定其所置放之處,器材用畢應將其放回原處。
3、各部若需向外院系借用器材,應先打借條,經(jīng)主席團同意后方可借用。所借用器材應妥善管理,用畢立即歸還,并注銷借條。
4、外院系或院內(nèi)各班向我院借用器材時,須經(jīng)我院學生會主席同意方可外借。
5、院學生會器材為公共財物,各部門應妥善管理。若器材有所損壞、遺失,照價賠償。
(三)檔案管理制度
秘書處負責學生會各類文件、會議記錄及其他文字資料的整理、分類及管理工作。
1、 學生會檔案分類為:
(1)規(guī)章制度類:學生會章程、學生會工作制度、學生會各部門職責及各部下屬機構制度等。
(2)計劃總結類:學生會及各部的學期計劃、總結;各部的月份計劃、總結;各項活動的計劃、總結。
(3)名單聯(lián)系類:本院老師、學生會干部、基層班級干部的名單及聯(lián)系方式,全院學生宿舍安排,外校及外院系學生會聯(lián)系方式;學期時間安排表、課程表等。
(4)內(nèi)部刊物類:學院內(nèi)的報刊雜志等。
(5)外部交流類:學校文件及兄弟院系文件、刊物。
(6)獲獎評優(yōu)類:學生會評比材料,各類評優(yōu)活動及校內(nèi)、院內(nèi)各項活動獲獎資料(包括獲獎人,獲獎時間、項目等)。
(7)其他:會議記錄,活動留影等。
2、 各部應及時將各項活動計劃、總結及其他保留資料交與秘書處存檔,并自行保存本部各項活動資料。
3、 各學生會正式成員每學期必須遞交一份詳細的個人總結,介紹在這期間的工作內(nèi)容,工作成績及經(jīng)驗教訓,并由秘書處負責存檔(具體遞交時間由秘書處統(tǒng)一安排.)
4、 秘書處每月對檔案進行一次整理,并督促各部門的文件存檔。
5、 本會檔案只供本院學生會干部查閱,但在查閱之前須經(jīng)秘書處同意,并在學生會辦公室內(nèi)查閱,未經(jīng)允許不得擅自拿走,如要借出須經(jīng)學生會主席、秘書長同意,并進行登記;外院系干部如要借閱,須經(jīng)本院團總支老師批準,并在秘書處進行登記,方可借出。
6、 秘書處負責將學生會檔案磁盤化,統(tǒng)一進行電腦管理。
(四)工作證使用制度
1、院學生會工作證只限院學生會干部本人使用,不得轉借,持證人要自覺接受全院師生的民主監(jiān)督。
2、秘書處負責工作證的分發(fā),并統(tǒng)一管理。
3、各成員在各類大型活動中須佩帶工作證。
4、工作證應妥善保管,如有遺失應立即向秘書處報告,以便盡快補辦。
5、學生會成員退會應交還工作證。
