紙品公司廣告促銷物料及贈(zèng)品管理制度

發(fā)布時(shí)間：2023-08-18 12:50:04 查看人數(shù)：12

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中山瑞德衛(wèi)生紙品有限公司政策及程序

題目:廣告促銷物料及贈(zèng)品管理制度

政策編號(hào):

章節(jié):

通路市場(chǎng)

版本號(hào):

1001簽發(fā)日期:

生效日期:20**年6月1日

廣告促銷物料及贈(zèng)品管理制度

目的：為加強(qiáng)廣告促銷物料及贈(zèng)品的領(lǐng)用和管理，現(xiàn)根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。

一、廣告促銷物料及贈(zèng)品需求及計(jì)劃

1.根據(jù)通路市場(chǎng)部提供的下季度促銷計(jì)劃(QPP)中所列的物料和贈(zèng)品類型及促銷活動(dòng)形式、門店的實(shí)際情況和需求量、區(qū)域的庫(kù)存情況，區(qū)域在每個(gè)季度第二個(gè)月的20日前提交該區(qū)下個(gè)季度區(qū)域物料和贈(zèng)品需求量，提交表格為《*-*月門店贈(zèng)品POP計(jì)劃及活動(dòng)反饋》。

2.根據(jù)促銷活動(dòng)要求、費(fèi)用預(yù)算、門店過往銷售情況、區(qū)域需求量和工廠的庫(kù)存情況，通路市場(chǎng)部會(huì)安排相關(guān)物料和贈(zèng)品的最終采購(gòu)量，以確保有充足的庫(kù)存滿足市場(chǎng)的需求。

3.通路市場(chǎng)部在活動(dòng)開展的一個(gè)半月前提供該活動(dòng)的《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》，將促銷物料和贈(zèng)品的配額分配給各個(gè)區(qū)域。

二、工廠物料和贈(zèng)品的領(lǐng)用

1.根據(jù)《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》所分配的配額、門店和人員(促銷員和銷售)的分布狀況以及經(jīng)銷商的供貨情況，區(qū)域在收到《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》的第三個(gè)工作日內(nèi)提交《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，當(dāng)中清晰列明所發(fā)贈(zèng)品和物料的類型、編號(hào)、數(shù)量、計(jì)劃書編號(hào)、區(qū)域負(fù)責(zé)人名稱及聯(lián)絡(luò)方式、發(fā)貨地址、收貨人名稱及聯(lián)絡(luò)方式、預(yù)計(jì)到貨日期。

2.通路市場(chǎng)部會(huì)審核《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，并提供最終審核版本給工廠客服和區(qū)域。如發(fā)貨地址和收貨人資料有調(diào)整，區(qū)域需通知通路市場(chǎng)部和工廠客服，統(tǒng)一由工廠客服做協(xié)調(diào)。

3.工廠客服會(huì)根據(jù)審核后的《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，給到工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。如果超過一個(gè)區(qū)域的物料申請(qǐng)，工廠客服就會(huì)編制《物料發(fā)放通知表》并完成審批后給工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。

4.如果物料和贈(zèng)品領(lǐng)用超過本區(qū)的配額，需要經(jīng)通路市場(chǎng)經(jīng)理的同意，區(qū)域才可領(lǐng)用。

5.工廠訂單組根據(jù)經(jīng)過有效審批的《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》/《物料發(fā)放通知表》，填寫工廠內(nèi)部的發(fā)貨申請(qǐng)并經(jīng)過工廠內(nèi)部審批后，去倉(cāng)庫(kù)提貨，安排隨該客戶所訂貨物一同發(fā)出。

6.工廠訂單組每天將廣告促銷物料和贈(zèng)品的發(fā)貨情況通知工廠客服、區(qū)域和通路市場(chǎng)部，以便區(qū)域銷售及時(shí)安排收貨。

三.工廠庫(kù)存

1.工廠倉(cāng)庫(kù)每月4號(hào)前將《工廠物料庫(kù)存表》發(fā)給通路市場(chǎng)部、品牌組、工廠客服和區(qū)域，供通路市場(chǎng)部分配額、訂購(gòu)物料和區(qū)域領(lǐng)用時(shí)參考。

四.存放在區(qū)域的廣告促銷物料和贈(zèng)品的管理

區(qū)域負(fù)責(zé)管理存放在銷售區(qū)域的廣告促銷物料和贈(zèng)品(包括存放在區(qū)域辦事處、銷售或促銷人員處及存放于客戶處屬于我公司的廣告促銷物料和贈(zèng)品)。

1.入庫(kù)

1)存放在區(qū)域辦事處的廣告促銷物料和贈(zèng)品由辦事處人員進(jìn)行驗(yàn)收(如有銷售助理的辦事處，由銷售助理負(fù)責(zé))，包括對(duì)質(zhì)量和數(shù)量?jī)煞矫妗Ｈ缓蟾鶕?jù)實(shí)收數(shù)量填寫《入庫(kù)單》。

2)存放在客戶處的廣告促銷物料由區(qū)域經(jīng)理指定的當(dāng)?shù)劁N售人員驗(yàn)收。該銷售人員須及時(shí)將驗(yàn)收情況反饋給辦事處，銷售助理根據(jù)反饋填寫《入庫(kù)單》。

3)存放在銷售人員處的廣告促銷物料和贈(zèng)品由負(fù)責(zé)收貨的當(dāng)?shù)劁N售人員驗(yàn)收并填寫《入庫(kù)單》。

4)驗(yàn)收中(及使用中)如發(fā)現(xiàn)廣告促銷物料存在嚴(yán)重質(zhì)量問題，須立即將有問題的廣告促銷物料數(shù)量、殘次原因并提供用數(shù)碼像機(jī)所照的相片作為證明報(bào)給通路市場(chǎng)部，通路市場(chǎng)部會(huì)及時(shí)交由采購(gòu)部解決。

5)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量與《物料需求申請(qǐng)表》申領(lǐng)數(shù)量不符合，區(qū)域須立即和工廠客服部聯(lián)系并解決。

6)為了更有效管理物料，用作賣贈(zèng)活動(dòng)用的價(jià)值較高的贈(zèng)品和物料，原則上不允許區(qū)域存放在經(jīng)銷商處，應(yīng)結(jié)合就近的原則存放到辦事處或公司人員處，具體的存放地點(diǎn)區(qū)域應(yīng)根據(jù)參與活動(dòng)的門店和人員的分布情況而定。

7)根據(jù)工廠訂單組提供的發(fā)貨情況，區(qū)域銷售知道贈(zèng)品到達(dá)經(jīng)銷商處，應(yīng)第一時(shí)間安排贈(zèng)品運(yùn)送到區(qū)域指定的地方(辦事處或公司人員處)。運(yùn)送的方式建議有以下兩種:

i.卸掉運(yùn)給經(jīng)銷商的成品后，繼續(xù)要求運(yùn)輸商把贈(zèng)品運(yùn)到指定地址(辦事處或公司人員處)，費(fèi)用歸到工廠運(yùn)輸成本處。此要求區(qū)域需在填寫《物料需求申請(qǐng)表》時(shí)需注明，以便工廠協(xié)調(diào)。

ii.如運(yùn)輸商不方便把贈(zèng)品運(yùn)到指定地址，銷售可自行安排車輛運(yùn)送該批物料和贈(zèng)品，以及時(shí)運(yùn)走并便于公司人員領(lǐng)用和派發(fā)。產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用入促銷費(fèi)用里面的其他費(fèi)用類別，并走相關(guān)的費(fèi)用申請(qǐng)和核銷的流程。

2.領(lǐng)用

1)存放在辦事處或客戶處的廣告促銷物料領(lǐng)用都需要填寫《領(lǐng)用單》，《領(lǐng)用單》上注明是需要辦事處還是其他存放地領(lǐng)取，由區(qū)域經(jīng)理審批。如區(qū)域經(jīng)理出差在外，可電郵同意并指定人員(銷售助理)代簽。

2)銷售助理根據(jù)有效審批的《領(lǐng)用單》安排發(fā)放，領(lǐng)用人員需要簽名確認(rèn)。

3)對(duì)于存放在客戶處的廣告促銷物料，可以由申請(qǐng)的銷售人員委托銷售助理代為填寫《領(lǐng)用單》。審批完成后，銷售助理通知該銷售人員可以領(lǐng)用。

4)對(duì)于存放在辦事處價(jià)值較高的贈(zèng)品和物料，區(qū)域可根據(jù)之前分配好的各門店的配額，銷售助理填寫好《領(lǐng)用單》，領(lǐng)用人簽名后，一次性領(lǐng)用后分發(fā)給促銷人員使用，由促銷人員做好保管。

5)如存放在公司人員處的贈(zèng)品，促銷員領(lǐng)用時(shí)需填寫好《領(lǐng)用單》并給到銷售助理處。

6)促銷員每次派發(fā)完贈(zèng)品后，需在《促銷活動(dòng)贈(zèng)品派發(fā)登記表》中做好登記并每周把資料提交給負(fù)責(zé)管理促銷贈(zèng)品的銷售主管，該

主管要抽查登記表的內(nèi)容并核對(duì)贈(zèng)品發(fā)放的數(shù)量是否與領(lǐng)用數(shù)量相符，贈(zèng)品發(fā)放數(shù)量需在區(qū)域匯報(bào)促銷活動(dòng)進(jìn)度的報(bào)表中反饋。如部分門店的贈(zèng)品派發(fā)進(jìn)度不理想，銷售主管可以在門店之間做贈(zèng)品配額的調(diào)整。

3.臺(tái)帳

1)區(qū)域須建立臺(tái)帳，根據(jù)審批有效的入庫(kù)和領(lǐng)用單據(jù)，及時(shí)記錄廣告促銷物料的進(jìn)、出、存情況。

4.盤點(diǎn)

1)每月第一個(gè)工作日區(qū)域銷售助理需對(duì)存放于辦事處的廣告促銷物料的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)。

2)盤點(diǎn)后需要在《區(qū)域物料庫(kù)存表》簽名、存檔。

3)存放在客戶處的廣告促銷物料由指定的銷售人員每月盤點(diǎn)、填寫的《區(qū)域物料庫(kù)存表》反饋給區(qū)域銷售助理。

4)如實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)與臺(tái)帳數(shù)有差異，需要通知區(qū)域經(jīng)理，進(jìn)行原因查找和復(fù)核。

5)如有需要報(bào)廢的廣告促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報(bào)廢單》，交區(qū)域經(jīng)理、通路市場(chǎng)部審批后處理。

5.庫(kù)存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總編制本區(qū)域《區(qū)域物料庫(kù)存表》，并結(jié)合月初的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，分別列出存放在區(qū)域各辦事處、存放在客戶處的全部廣促品和贈(zèng)品的使用情況。

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域物料庫(kù)存表》報(bào)送給：區(qū)域經(jīng)理、通路市場(chǎng)部、銷售運(yùn)作部。

附表: