機關(guān)單位文件管理制度范例
機關(guān)單位文件管理制度
一、文件管理包括文件的登記、傳閱、分發(fā)、歸檔等一系列相關(guān)的、銜接有序的工作程序。
二、保密室收到來文后,應(yīng)及時進行登記辦理,急件要立即辦理。
三、傳閱文件應(yīng)根據(jù)批辦要求,進行辦理,先呈送主管領(lǐng)導(dǎo),不得延誤。
四、文件傳閱時間不宜過長,送領(lǐng)導(dǎo)和秘書的文件,原則上時間不超過2天,急件不得過夜。盡量避免橫傳文件,以防文件遺失或下落不明。
五、為提高辦文效率,傳閱不得出現(xiàn)差錯,避免漏送、錯送。
六、需要各有關(guān)單位辦理的文件,時間一般不超過3天,特殊情況或難度較大的不得超過一星期。
七、對領(lǐng)導(dǎo)批示,應(yīng)有辦理結(jié)果,有關(guān)文件應(yīng)及時附在辦理文件之后,做到件件有著落,事事有回音。
八、秘書借閱文件,應(yīng)進行登記,用完后及時退回,時間一般不超過一星期。
九、會議文件,應(yīng)由分口秘書負責(zé)收回,及時送保密室存檔。
十、嚴格加強催辦制度,采取多種方式進行催辦,對急需辦的文件,應(yīng)單獨進行登記,以便及時催辦。
十一、嚴格加強電報管理,電報隨到隨辦,對需辦理的電報根據(jù)電報內(nèi)容或電話通知有關(guān)辦理單位,或請有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)親自來閱,如部門領(lǐng)導(dǎo)沒有時間或不在家,可派專人到保密室把電報內(nèi)容摘抄帶回辦理,對需拿走的電報催辦要及時,不能延誤。
十二、文件收回后,要及時進行整理、清退,以便查閱、歸檔。
十三、嚴格加強文件銷毀工作,對過時和需銷毀的文件,由文秘科統(tǒng)一銷毀,各科室不得自行處理。
十四、文件或電報的辦理工作一定要做好、做細,力求高效、安全、穩(wěn)妥地傳閱,嚴格按照國家公文管理辦法執(zhí)行。
