某中心學(xué)校檔案管理制度
中心學(xué)校檔案管理制度
一、為了貫徹《中華人民共和國檔案法》,進一步加強我校檔案管理工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案作用,更好地為教育、教學(xué)服務(wù),結(jié)合本校實際情況制定本制度。
二、中心檔案是指學(xué)校人事檔案和在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有查考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及實物等不同形式、不同載體的文件材料,其構(gòu)成以教育教學(xué)、人事檔案為主,包括人事、職稱、黨群、行政、教師業(yè)務(wù)、設(shè)備儀器、基建、財會、聲像九個門類的檔案。
三、檔案工作是中心管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護本校合法權(quán)益,維護本校歷史真實面貌的必要條件和依據(jù),是重要的信息資源,是國家的寶貴財富。學(xué)校對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理,確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用。
四、學(xué)校檔案工作由少先隊輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)。設(shè)人事檔案(負(fù)責(zé)人事檔案、行政文件、職稱檔案的收集管理),辦公檔案(負(fù)責(zé)黨群類、行政類、教育教學(xué)類、聲像類的收集管理),教學(xué)及教師業(yè)務(wù)檔案(學(xué)生學(xué)籍注冊登記建立檔案、教師的業(yè)務(wù)檔案的收集整理),會計檔案(會計檔案的收集管理),團隊類檔案,工會類檔案等。
五、人事檔案、辦公檔案由辦公室負(fù)責(zé),學(xué)生學(xué)籍由班主任負(fù)責(zé),教師業(yè)務(wù)檔案由教研室負(fù)責(zé);會計檔案由會計室負(fù)責(zé)。各處室要有一名領(lǐng)導(dǎo)主管本部門的檔案工作。并設(shè)兼職檔案資料員,負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、分類、整理、裝訂、入檔。
六、學(xué)校各部門檔案兼職人員的工作任務(wù)
1、在本處室主管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,貫徹實施中心檔案工作計劃和規(guī)章制度。
2、具體組織本處室有關(guān)人員收集、整理本處室各項工作活動形成的文件材料。
3、擬寫檔案卷題名,編制卷內(nèi)文件目錄,裝訂整理本處室文件材料,并保存好已形成的檔案材料。
4、負(fù)責(zé)對本處室保存的檔案材料的保管和提供利用工作。
七、中心文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作是中心教育教學(xué)以及各項管理程序的組成部分,是本校檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此,各門類文件材料的歸檔工作納入學(xué)校各項管理工作的職責(zé)范圍內(nèi),確保重要的教育、教學(xué)、教研等各項管理、各種工作、各類會議都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
八、學(xué)校實行文件材料形成部門立卷制度,一般由立卷人按照文件材料的自然形成規(guī)律,加上系統(tǒng)整理組卷、編排頁號或卷號,填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后入檔。
九、文件材料歸檔范圍
1、人事、職稱類
主要包括每位教職工的履歷、學(xué)歷情況、入黨團情況、獎懲情況、職稱評定、工資情況等文件材料。
2、黨群類
主要包括學(xué)校黨、工、團等組織的各種會議文件、記錄、工作計劃、總結(jié)、上級有關(guān)黨群工作及本校黨務(wù)管理的文件。
3、行政類
主要包括學(xué)校行政部門的計劃、總結(jié)等各項管理工作以及上級有關(guān)學(xué)校行政管理的綜合文件。
4、教學(xué)類
主要包括教學(xué)管理、實踐、研究和學(xué)生學(xué)籍管理、招生、畢業(yè)分配等活動中形成的文件材料。
5、教師業(yè)務(wù)類
主要包括教師的登記表、計劃、繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)進修成績、學(xué)期承擔(dān)課程和工作量、考勤情況、學(xué)期工作考核成績、獎勵情況以及總結(jié)、試卷分析、教師自編的教學(xué)參考資料,在報刊上發(fā)表的文章、論文、優(yōu)質(zhì)課教案等。
6、儀器設(shè)備類
主要包括各種儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件以及在接受、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
7、財會類
主要包括學(xué)校財務(wù)活動中形成的會計憑證、帳簿、報表、工資表及其他材料。
8、聲像類
主要包括學(xué)校各項工作活動形成的照片(含底片)、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、磁帶以及與聲像材料配套使用的文字材料。
十、歸檔時間要求
1、黨群類、行政類等按學(xué)期歸檔。
2、人事類、職稱類按學(xué)期歸檔。
3、教學(xué)類、教師業(yè)務(wù)類于每學(xué)期末歸檔,其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期后當(dāng)年寒假前一次性歸檔。
4、儀器設(shè)備類檔案材料在設(shè)備驗收完畢投入使用后兩個月內(nèi)歸檔。
5、財務(wù)類按會計要求進行定期及時歸檔。
6、少聲像類于每學(xué)期末歸檔,聲像載體材料在完成制作后三個月內(nèi)歸檔,凡歸檔的照片(含底片)、錄音帶必須有文字說明(包括時間、地點、內(nèi)容、人物和制作者、錄音帶,還有解說詞)。
十一、歸檔的文件材料以原稿為主,必須注意書寫材料及其載體材料的耐久性,禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、純藍墨水或紅墨水書寫,紙質(zhì)優(yōu)良,字跡工整,圖樣清晰,格式統(tǒng)一,組卷合理。
十二、各處室檔案要編制總目錄、檔案分類目錄,要。有必要的檢索目錄。
十三、學(xué)校人事職稱設(shè)專門櫥柜存放。
十四、檔案庫房的管理要有防潮、防蟲、防塵等設(shè)施,要排放適當(dāng)、查找方便,對檔案進行科學(xué)管理、系統(tǒng)分類、排列、編號。運用計算機實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
