項(xiàng)目流程管理實(shí)施控制制度
摘要:流程管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分,而實(shí)施與控制過程最值得關(guān)注。這篇文章講述在項(xiàng)目工作中,用工具嚴(yán)格進(jìn)行流程管理的重要性。從項(xiàng)目管理的觀點(diǎn)看,用基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案比用內(nèi)部網(wǎng)節(jié)省成本。
一、 介紹
項(xiàng)目管理(pm)正逐漸被認(rèn)為公司管理的有效且有力的管理系統(tǒng)。特別是那些市場導(dǎo)向與技術(shù)更新快的公司與組織,用項(xiàng)目方式進(jìn)行管理不僅是維持與擴(kuò)大市場份額的明智選擇,而且也是公司的生存之道。甚至對那些以運(yùn)營為主的公司,變化也不可避免,亦需要項(xiàng)目管理使業(yè)務(wù)不斷壯大。現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢對項(xiàng)目管理的發(fā)展產(chǎn)生巨大影響,項(xiàng)目管理趨向更多的知識,如流程規(guī)劃與再造。同時,更多的與項(xiàng)目管理理論整合的工具正在實(shí)際工作中被開發(fā)運(yùn)用。制訂良好的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ),但不是全部。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目成員應(yīng)有能力實(shí)施計(jì)劃,使計(jì)劃從紙上轉(zhuǎn)成有形的交付品。計(jì)劃比較好做,因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理通常能控制核心組員及內(nèi)部信息。項(xiàng)目經(jīng)理可以讓其項(xiàng)目成員通過培訓(xùn)與咨詢,得到專業(yè)的方法,從而去想、去說、去工作,利用現(xiàn)成的流程與系統(tǒng)文件制訂一套好的計(jì)劃。但即使對于經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目的實(shí)施也是一個挑戰(zhàn),要與合作伙伴、供應(yīng)商及承包商進(jìn)行很好的合作。這里有兩種合作情形:一種是各參與公司有不同的管理水平,有些具有專業(yè)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、另外一些項(xiàng)目管理知識十分匱乏,很難天短期成為專業(yè)人員。項(xiàng)目經(jīng)理需要制定簡單實(shí)用的流程,保證溝通交流無障礙。另一種情形是項(xiàng)目的各參與方都具備豐富的項(xiàng)目管理技術(shù)。每個公司都有很好的流程,及經(jīng)過很好培訓(xùn)的員工。在許多案例中表明,出色的項(xiàng)目經(jīng)理并不保證項(xiàng)目一定成功。其挑戰(zhàn)是如何嚴(yán)格地遵循復(fù)雜的流程并在一個小組內(nèi)實(shí)行。這需要參與公司協(xié)調(diào)一致,建立一套有效的管理協(xié)調(diào)系統(tǒng)。本文著重講述實(shí)施計(jì)劃,建立可執(zhí)行項(xiàng)目流程,并展示如何利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行項(xiàng)目管理。
二、項(xiàng)目中的流程
流程規(guī)劃與再造是公司提高運(yùn)營管理的兩個重要方面,實(shí)施iso 認(rèn)證是提高公司管理水平的途徑之一。另一個方法是實(shí)施六個標(biāo)準(zhǔn)差(si* sigma)管理,這是類似于商業(yè)流程管理的一套方法,在許多公司,如霍尼韋爾、ge 和摩托羅拉等應(yīng)用,創(chuàng)造了奇跡。iso 與六個標(biāo)準(zhǔn)差證實(shí):在日常工作中使用標(biāo)準(zhǔn)化且優(yōu)化流程,可使公司管理完善,減少偏差,提高效率。流程是通過一系列相關(guān)工作產(chǎn)生結(jié)果,具有重復(fù)性。即使項(xiàng)目運(yùn)作具有臨時性特征,許多項(xiàng)目工作,包括變更、洽商、材料供應(yīng)等,具有重復(fù)性,可以運(yùn)用流程規(guī)劃方法與相應(yīng)工具有效管理。在《項(xiàng)目管理知識體系指南》一書中,項(xiàng)目流程管理被定義為五階段:
――啟動-授權(quán)項(xiàng)目或過程
――規(guī)劃-定義與確定目標(biāo),選擇最佳行動完成目標(biāo)
三、實(shí)施與控制過程的主要挑戰(zhàn)
設(shè)立流程的目的是解決項(xiàng)目的核心問題:時間延誤與成本造支。這兩大問題可分解為如下幾項(xiàng):
――如何激勵員工
――如何將項(xiàng)目計(jì)劃有效地與所有成員溝通,特別是遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理
考慮到這些問題,在目前項(xiàng)目中可以概況三個普遍問題:流程問題、溝通問題與人員問題。
流程問題:
流程沒有很好規(guī)劃-iso沒被正確執(zhí)行;
遵循不一致的流程-依賴于人的技巧與意愿,努力程度-結(jié)果工作質(zhì)量不穩(wěn)定;
人員問題:
花費(fèi)很多精力在紙上實(shí)施iso-雖然需要,但項(xiàng)目組成員感覺無味,做了許多不增值的工作,影響主要任務(wù)與技術(shù)工作的正常完成;
過份依靠項(xiàng)目組成員的自覺性-人畢竟是人,不能過份依賴人的主觀能動性;
溝通問題:
花費(fèi)太多時間溝通,了解問題與變更-在許多情況中,電子郵件與傳真不起作用;
不能了解最新的時間表與變更,結(jié)果缺少決策必需的信息支持;或者信息過時,按錯誤信息進(jìn)行決策。
如何處理流程問題
憑借多年的項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn),霍尼韋爾公司我的工程網(wǎng)開發(fā)了網(wǎng)上平臺,進(jìn)行項(xiàng)目管理。我的工程網(wǎng)幫助項(xiàng)目經(jīng)理利用系統(tǒng)化的、優(yōu)化的方法并規(guī)劃并實(shí)施流程。
我的工程網(wǎng)在設(shè)計(jì)流程中,有四個主要方面:表格、路徑、權(quán)限與創(chuàng)建者。在流程中,表格是溝通方經(jīng)常用到的,包括姓名、地址、描述及意見、日期、地點(diǎn)及附件等信息。日常工作中,我們會用到多種形式的表格。路徑是流程流動次序,包括四個方面內(nèi)容:
誰處理這些表格
這張表格流經(jīng)多少個步驟
每一步會通知誰
路徑會按什么順序走
權(quán)限是保密問題,即誰可看哪張表格創(chuàng)建者有權(quán)設(shè)計(jì)流程,或記錄表格和流程中的所有活動。
舉個例子:在一個電廠的管理系統(tǒng)項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理接到客戶變更請求,涉及到工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠。實(shí)際的變更流程不是單向的,如圖三所示是循環(huán)的。在我的工程網(wǎng)四個主要方面中,路徑是最復(fù)雜的一個概念,在圖三中,矩形表示角色:包括項(xiàng)目經(jīng)理、工程部、培訓(xùn)部、協(xié)調(diào)部和工廠。步驟共有9步:技術(shù)查看、安排培訓(xùn)、發(fā)送vo、更新計(jì)劃、變更計(jì)劃、執(zhí)行,確認(rèn)vo,進(jìn)行生產(chǎn)。
這個流程包括以下步驟:
項(xiàng)目經(jīng)理擬定建議書,提交給工程部?！爸凉こ滩繉忛啞?。工程部人員更改設(shè)計(jì)并有兩個選擇:提交表格至培訓(xùn)部。如何需要培訓(xùn)即“安排培訓(xùn)”,或直接交到協(xié)調(diào)部。“設(shè)計(jì)通過”。若需要培訓(xùn),培訓(xùn)部人員將更改培訓(xùn)時間,提交表格至協(xié)調(diào)部?！霸O(shè)計(jì)通過”。協(xié)調(diào)部將改變定單,至工廠“發(fā)送vo”。工廠人員將更新生產(chǎn)計(jì)劃,傳遞表格至項(xiàng)目經(jīng)理“更新計(jì)劃”已被批準(zhǔn)。項(xiàng)目經(jīng)理可以接受計(jì)劃或傳遞至協(xié)調(diào)部。去“執(zhí)行”,或拒絕計(jì)劃,返回給工廠,更新計(jì)劃,再次“改變設(shè)計(jì)”。將要經(jīng)過若干次返復(fù),直至工廠更新計(jì)劃被項(xiàng)目接受。協(xié)調(diào)部發(fā)布“確認(rèn)vo”至工廠。最終,工廠從“確認(rèn)vo”至“生產(chǎn)”,完成此變更。對于一個角色或許有多步行動。以協(xié)調(diào)部為例,有“發(fā)送vo”與“確認(rèn)vo”兩步。在圖三中,在每個角色下,有橢圓形表示步驟,菱形表示不同決策,是或否, 角色下矩形表示作什么工作箭頭表示方向。
在第一步,負(fù)責(zé)傳遞表格的人理所當(dāng)然得到通知,在一些情況下,分享信息的人亦得到通知。設(shè)計(jì)好的流程的關(guān)鍵是對業(yè)務(wù)與行業(yè)的深入了解,明確每一步的投入與產(chǎn)出。同時,需要每一步檢驗(yàn)是否增值,即不增值的步驟必須刪除。項(xiàng)目成員必需具備理解與實(shí)施流程的能力。培訓(xùn),特別是公司安排的統(tǒng)一培訓(xùn),比僅個人參加效果好。為了保證流程的有效性,須所有參與項(xiàng)目人員?；裟犴f爾員工就從項(xiàng)目管理培訓(xùn)及六個標(biāo)準(zhǔn)差學(xué)習(xí)中受益匪淺。
四、如何利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行流程控制、人員管理與溝通
這三個問題在實(shí)際中相互聯(lián)系并交織在一起,并且需要用整合的手段進(jìn)行追蹤。沒有信息技術(shù)的支持,人們在日常工作中很難解決以上溝通問題。有許多工具可以解決流程問題。lotus-notes 是大家熟悉的工具之一。這是一套具有強(qiáng)大的功能且界面友好的系統(tǒng)。許多企業(yè)應(yīng)用lotus-notes 作為辦自動化的工具,進(jìn)行日常事務(wù)處理。但對于項(xiàng)目管理來說,lotous-notes有很多局限。
五、總結(jié)
流程管理的目標(biāo)是解決大量重復(fù)性工作中所產(chǎn)生的問題,這是項(xiàng)目管理中的重要組成部分, 需要特殊的技術(shù)與技巧。一個公司可以用本文所講述的概念與工具, 建立一套可行的流程管理體系, 有效地進(jìn)行實(shí)際操作。選擇好的工具是實(shí)現(xiàn)有效溝通的重要因素,在時間緊、預(yù)算少的項(xiàng)目中,互聯(lián)網(wǎng)工具是最好選擇。其投資少,維護(hù)最小,開始快。另外,利用整合的管理工具。項(xiàng)目管理平臺的優(yōu)越性可以總結(jié)如下:
項(xiàng)目成員可在任何地方、任何時間訪問信息,了解項(xiàng)目最新進(jìn)展情況,及時作出反應(yīng),了解全局(特別是不同參與方項(xiàng)目);
有效執(zhí)行iso標(biāo)準(zhǔn);
即使地域分散,也可實(shí)現(xiàn)在線合作-節(jié)省成本,快速解決問題;
通過流程設(shè)置,文件自動流轉(zhuǎn),自動通知-使流程標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施,保證質(zhì)量;
量化追蹤-規(guī)避風(fēng)險;
