中學(xué)學(xué)校檔案室管理制度
中學(xué)(學(xué)校)檔案室管理制度
一、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專人管理。嚴(yán)格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門口開始從左至右,自上而下編號(hào),并插上查找案卷指引卡。
5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。
三、檔案管理員的主要任務(wù)
1、負(fù)責(zé)學(xué)校文書、教學(xué)、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用工作。
文書檔案:是指上級(jí)文件及學(xué)校在實(shí)際工作中形成的文件材料。
教學(xué)檔案:是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。
教育檔案:是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。
后勤檔案:是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個(gè)人不得擅自處理。
3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間:文書、檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結(jié)束后立卷歸檔。
4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限三天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度――機(jī)構(gòu)――問題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標(biāo)量確切簡明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。
7、檔案室對(duì)文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。
3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。
5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
七、檔案室管理組織機(jī)構(gòu)
組長:z
組員:z
管理員:z
