中建集團項目建設(shè)檔案管理制度
zz集團公司項目建設(shè)檔案管理制度
第一章 總 則
第一條為加強集團公司建設(shè)項目檔案管理工作,保證建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,制定本管理制度。
第二條本規(guī)定適用于集團公司及所屬企業(yè)項目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。
第三條項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
第二章 項目檔案管理職責(zé)
第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構(gòu),配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。落實項目檔案工作所需經(jīng)費;堅持“四同時”管理,即下達(dá)項目任務(wù)的同時下達(dá)歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關(guān)人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。
第五條項目檔案工作管理機構(gòu)和人員的主要職責(zé):
(一) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;
(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行,維護項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);
(三) 對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導(dǎo);
(四) 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,參加檔案專業(yè)培訓(xùn),具有專業(yè)技術(shù)技能。
第六條項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求,完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。
第三章 項目檔案的管理
第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。
第八條實行總承包的項目,各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業(yè)或由集團企業(yè)委托一個承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料。
第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。
第十條集團企業(yè)應(yīng)采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。
第十一條存放項目檔案的庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。
第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。
第四章 項目檔案的登記和驗收
第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設(shè)項目,應(yīng)及時做好檔案登記工作。
第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的建設(shè)項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。
第十五條申請項目檔案驗收應(yīng)具備下列條件:
(一)項目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;
(二)項目試運行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計能力;
(三)完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;
(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。
第十六條項目檔案驗收前,由集團企業(yè)組織項目勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內(nèi)容包括:
(一)項目建設(shè)及項目檔案管理概況;
(二)保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;
(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;
(四)檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中的作用;
(五)存在的問題及解決措施。
第十七條凡檔案驗收不合格的建設(shè)項目,應(yīng)限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負(fù)責(zé)復(fù)查工作。造成檔案損失的,應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。
第五章 項目檔案的移交
第十八條項目整體竣工驗收后三個月內(nèi),建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。
第六章 附 則
第十九條本制度由集團公司負(fù)責(zé)解釋。
第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。
