第1篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負(fù)責(zé)公司文檔的全面管理,負(fù)責(zé)管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進(jìn)行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進(jìn)行分類,以便查閱,對于可進(jìn)入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機(jī)密文件,要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補(bǔ)和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第2篇 物業(yè)公司檔案保密制度
附件2:
檔案保密制度
為了做好檔案保密工作,根據(jù)**工業(yè)區(qū)、**地產(chǎn)控股有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實(shí)際,特制定本制度。
一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴(yán)格遵守《**地產(chǎn)控股有限公司檔案保密制度》等規(guī)定,嚴(yán)守檔案秘密。
二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負(fù)責(zé),保密的文件要在其左上角加蓋密級章。
三、嚴(yán)格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續(xù),有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準(zhǔn),并只能在檔案室或秘書室內(nèi)查閱,不得外借使用,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。
四、如因工作需要摘錄或復(fù)印密級檔案內(nèi)容時,必須經(jīng)公司分管行政副總批準(zhǔn),摘錄或復(fù)印的材料必須簽注'與原件核對無誤'的字樣,并加蓋公章。由公司秘書進(jìn)行使用登記,嚴(yán)加管理,限期使用,及時收回銷毀。
五、對外提供資料,公布數(shù)據(jù),發(fā)表文章等不得系統(tǒng)引用公司尚未解密的檔案。
六、經(jīng)鑒定確認(rèn)已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。銷毀檔案時,必須詳細(xì)列明銷毀清單,經(jīng)公司分管行政領(lǐng)導(dǎo)審核后,由公司行政經(jīng)理主持銷毀,防止泄密。
七、公司設(shè)專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進(jìn)入。
八、凡違反以上規(guī)定造成泄密者,視情節(jié)輕重,追究責(zé)任。
第3篇 綠景物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度
物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度
一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗(yàn)收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙,如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,但必須限期歸還。
四.工程部重要設(shè)備的運(yùn)行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。
七.每一臺設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬卡,詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄,每次維修維護(hù)記錄,每次設(shè)備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。
第4篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度怎么寫
1.目的為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2. 適用范圍公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3. 職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3. 2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4. 術(shù)語無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1 日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。
5.1.1.2 '7+1'培訓(xùn)檔案
5.1.1.2 .1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3 .1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1 有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2 根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3 有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5 對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。
7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓(xùn)管理制度》《培訓(xùn)評估管理制度》《培訓(xùn)教材管理制度》《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓(xùn)工作記錄表》《培訓(xùn)考核成績單》《'7+1'培訓(xùn)計劃》《'7+1'培訓(xùn)記錄表》《外派培訓(xùn)合同》《培訓(xùn)教材工作單》
第5篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度-9
物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓(xùn)檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄
培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓(xùn)管理制度》
《培訓(xùn)評估管理制度》
《培訓(xùn)教材管理制度》
《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》
《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓(xùn)工作記錄表》
《培訓(xùn)考核成績單》
《'7+1'培訓(xùn)計劃》
《'7+1'培訓(xùn)記錄表》
《外派培訓(xùn)合同》
《培訓(xùn)教材工作單》
第6篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度2
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)
1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯。
2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。
4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。
5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計有要求外,不得安裝
戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。
6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)
2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理
1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。
2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序
2)設(shè)備巡查記錄
3)設(shè)備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好
第四節(jié)安防、消防、車輛管理
1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理
1)小區(qū)實(shí)行24小時封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊實(shí)行24小時值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。
1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令
2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)
3)各種工作記錄、資料照片
⑴護(hù)衛(wèi)值班記錄
⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄
⑶夜間巡查記錄
⑷來訪登記表
⑸護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料
⑹護(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料
⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷
⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識和具體的防范措施
1)警示牌標(biāo)識卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見治安刑事案件及處理措施
4)常見的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
3)消防通道暢通
4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料
5)護(hù)衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施
6)義務(wù)消防隊員消防演練
5.機(jī)動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。
1)機(jī)動車停車場管理規(guī)定
2)機(jī)動車停車場登記
3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄
4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機(jī)動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機(jī)動車管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。
1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。
5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。
8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。
2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。
4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設(shè)
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料
d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上
1)20**年3月至,收費(fèi)報表
2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項目資料及照片。
1)20**年3月--20**年月的財務(wù)報告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報告
資料
a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件
2]業(yè)主臨時公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書
5]消防安全責(zé)任書
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內(nèi)裝修申報表
8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
第7篇 項目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個經(jīng)營活動。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類編號
一、檔案分類
(一)檔案范圍
1、各部門制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動。
5、主任級以上管理人員的調(diào)動、晉級、變動。
6、重大事故報告。
7、重大采購合同。
(二)各部門檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會議紀(jì)要、請示、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計劃、總結(jié)。
(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報告。
(4)公司重大事投訴報告、處理決定。
(5)通報表揚(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營業(yè)范圍報告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說明書。
2、行政人事部人事
(1)中級職稱、員工技工職稱資料。
(2)員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級機(jī)關(guān)對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎勵、處分的決定和通報。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級、考核等文件。
(7)員工花名冊。
(8)采購合同。
3、安護(hù)部
(1)上級公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報告及相關(guān)文件。
4、財務(wù)部
(1)上級、本公司關(guān)于財務(wù)管理,各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請示、通知。
(3)上級及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項目、圖紙。
(3)工程重大事故報告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見。
(4)用戶資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶手冊。
二、檔案編號:
(一)按照分類大小級別按次序編號。
(二)按照年度時間按順序編號。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會及股東會紀(jì)錄;5.財務(wù)報表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會計憑證;3.事業(yè)計劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(六)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財務(wù)部保管財務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級
分為三級:絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷毀
(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及清單位,報綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無誤后報服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
第七條 庫房管理:
一、庫房內(nèi)的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時,要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等'七防'措施,嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度,保持庫內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫要實(shí)行專人管理,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫房時要注意關(guān)閉落鎖,關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動時,必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
第8篇 物業(yè)園區(qū)防火檔案責(zé)任制度
物業(yè)園區(qū)防火檔案、責(zé)任制度
檔案制度
消防部門要建立防火檔案,對火險隱患、消防設(shè)備狀況(位置、功能、狀態(tài)等)、重點(diǎn)消防部位、前期消防工作概況等要記錄在案,以備隨時查閱。還要根據(jù)檔案記載的前期消防工作概況,定期進(jìn)行研究,不斷提高防火、滅火的水平和效率。
防火責(zé)任制度
要建立各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的逐級防火崗位責(zé)任制,上至公司領(lǐng)導(dǎo),下至消防隊伍的消防員,都對消防負(fù)有一定責(zé)任。這樣做的好處是,公司人員齊心協(xié)力,共同做好消防工作。
1、按照《中華人民共和國消防法》和公安部頒布的《高層建筑消防管理規(guī)則》,認(rèn)真做好'三落實(shí)':
(1)責(zé)任落實(shí)。把消防責(zé)任落實(shí)到基層、部門,落實(shí)到個人,定人員、定時間、定措施。
(2)器材落實(shí)。堅持做到每幢住宅樓宇的消防器材齊全,隨時均可使用。
(3)檢查落實(shí)。定期組織大檢查,每月管理處進(jìn)行普查,每周科室進(jìn)行自查,平時設(shè)置專人重復(fù)抽查,做到發(fā)現(xiàn)隱患立即消除。
2、增強(qiáng)防火意識,組織全體業(yè)主(使用人)定期學(xué)習(xí)消防知識。
3、發(fā)動全體住戶,堅決貫徹各項防火措施、技術(shù)措施和組織措施,從根本上防止火災(zāi)發(fā)生。
4、消防員的職責(zé)
(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)消防知識,掌握各種器材操作技術(shù)及使用方法。
(2)值班人員要忠于職守,工作嚴(yán)肅認(rèn)真,隨時準(zhǔn)備為保衛(wèi)國家財產(chǎn)和人民生活安全作出犧牲。
(3)管好消防監(jiān)視中心的各種設(shè)備、設(shè)施,保證監(jiān)視中心正常工作。
(4)做好小區(qū)(或大廈)消防器材、設(shè)備檢查,保證設(shè)備處于完好狀況,一旦發(fā)生火警即可投入使用。
(5)檢查各樓的電器、電線、電掣、煤氣管道等有無霉壞、銹壞、氧化、溶化、堵塞情況,防止短路或爆炸引起火災(zāi)。
(6)制止任何違反消防安全的行為。
(7)積極開展防火安全教育,提高全民防火意識。
第9篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《**.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件
包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費(fèi)用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件
因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理
從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理
各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
**.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機(jī)存檔,運(yùn)用計算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機(jī)使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第10篇 物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實(shí)際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務(wù)管理部負(fù)責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準(zhǔn)銷毀的會計檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第11篇 物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司檔案管理制度
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機(jī)密文件:公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀(jì)要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗(yàn)資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第12篇 z物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價值。
2)物業(yè)工程設(shè)施須實(shí)行檔案管理制度,對設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。
b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設(shè)備系統(tǒng)中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設(shè)備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。
b)對設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機(jī)房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設(shè)備維修制度。
d)嚴(yán)格各項管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設(shè)施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設(shè)施進(jìn)行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時,做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時和定責(zé)。
6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟(jì)、;合理、實(shí)用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟(jì)適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。
d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護(hù)工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運(yùn)行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強(qiáng)安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。
b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。
