第1篇 文件管理制度范本
1、文件管理人員收到文件后，要立即登記，填寫文件處理單，及時送分管主任批辦。
2、批辦后的文件，要根據(jù)批辦意見及時辦理或傳閱，保證在盡可能短的時間內(nèi)傳閱完畢，并將文件處理結果填寫在文件處理單上，及時送交領導閱知。
3、密級文件不準在個人手里過夜，不得帶到家中或公共場所，借閱文件要嚴格完備手續(xù)。
4、對上級文件（包括領導人講話）未經(jīng)批準不得復印，經(jīng)批準復印的要搞好登記、編號，將復印件及時收回，不得遺失。
5、中央、省市委文件、領導人講話，每年清退一次，按規(guī)定到指定地點銷毀。留存文件和有保存價值的材料，要及時搞好立檔工作。
第2篇 某事業(yè)單位文件管理制度
事業(yè)單位文件管理制度
一、文件統(tǒng)一由秘書科管理。
二、文件的起草,要全面、客觀、完整體現(xiàn)領導意圖,合理使用文種,重點突出,觀點鮮明,結構嚴謹,條理清楚。
三、文件在送領導審批或簽發(fā)之前,須經(jīng)辦公室主任和秘書科有關人員校核。
四、重要文件由主要領導簽發(fā),一般事務性文件,可由主持日常工作或分管工作的領導人簽發(fā),聯(lián)合行文,需由所有聯(lián)署機關主管負責人會簽。
五、辦公室的文件一律由辦公室主任簽發(fā),重要文件須報請主要領導或分管領導同意。
六、未經(jīng)負責人簽發(fā),文件不能生效。
七、正式文件的標印格式由秘書科審核重點把關。
八、正式行文應加蓋機關印章。
九、簽收文件要逐件清點,重要文件要逐頁查點。
十、登記文件須將標題、密級、發(fā)文字號、緩急時限、來文單位、發(fā)往單位、收發(fā)時間及處理情況等逐項登記清楚,以利查詢。
十一、需辦理的文件,由辦公室主任閱批,由秘書科根據(jù)批示及時辦理。
十二、嚴格登記手續(xù),隨時掌握文件去向,避免漏傳、誤傳和延誤。
十三、印發(fā)文件要做到文面清晰,字體適當,用紙規(guī)范,美觀大方。
十四、秘密文件的復制要嚴格遵守保密制度的規(guī)定。
十五、秘書科在每年三、四月份對上年度收進和發(fā)出的秘密文件進行清理和清退。
十六、具有查閱和保存價值的文件材料,辦理完畢后,由秘書科及時整理立卷,在下一年的上半年向檔案局移交。
第3篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術語
電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責
3.1人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應用
a)服務器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/*p/me等。
4.1.2基本應用軟件
a)office2000/*p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡軟件的建立和應用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftmail電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾,各部門把有關文件分類歸檔。
4.3.3設定訪問權限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準后,由品質(zhì)管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關計算機負責轉(zhuǎn)發(fā)給相關部門,相關部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質(zhì)量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第4篇 調(diào)度中心文件信息資料管理制度
一、文件、信息、資料的登記:
接收上級的來電、文件、傳真及各礦上傳或報送的資料應立即登記,認真填寫《文件信息接收報送登記表》。
二、文件、信息、資料的報送:
1、每天白班收到上級來電、文件、傳真等,應立即送局辦公室。
2、每天白班收到各礦上傳的文件、傳真或其它資料,應于當天下班前送局辦公室。
3、每天夜班收到上級下發(fā)的文件、傳真,應立即把相關內(nèi)容電話通知分管領導,按分管領導的指示及時或于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。
4、每天夜班收到各礦報送的文件、傳真、資料等,應于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。
三、文件、資料的傳達:
1、以傳真電文形式下傳:電話通知各礦調(diào)度員接收傳真,記錄接收人姓名,填寫《轉(zhuǎn)發(fā)文件(傳真)登記簿》。
2、復印文件(傳真)形式下發(fā):電話通知各礦來局調(diào)度中心取文件,記錄接收通知人姓名,填寫《發(fā)放文件(傳真)登記簿》。要求來取人員簽字。
四、文件、資料的存檔:
將存檔文件按要求填寫文件索引目錄,以電子文檔形式保存,然后將文件分類保存至檔案柜。
五、文件、資料的梳理、存檔、報送職責:
1、各類表格、記錄的內(nèi)容由當班相關人員填寫。
2、每天接收各礦井(公司)向局上報的資料,由當班相關人員負責梳理、匯總、報送、存檔。
第5篇 變電所文件管理制度
1.目?? 的: 為加強文件管理工作, 使文件在生產(chǎn)過程中有效實施，確保生產(chǎn)過程可控和文件的充分、適宜、有效性，特制定本制度。
2.適用范圍：適用于與供電車間有關的所有文件的控制。
3.職??? 責：
3.1車間文件管理員負責管理車間所有文件，對文件的版本、發(fā)放、變更、作廢等管理活動負責。
3.2各班段工程師（技術員）根據(jù)生產(chǎn)過程負責編制本班段三級文件，對文件的正確性、全面性負責。
3.3各班段段長負責評審、監(jiān)督、考核本班段三級文件的執(zhí)行。
3.4車間分管主任負責檢查分管班段文件的充分性、適宜性、有效性。
4．文件的編制、審核、批準：
4.1文件編制
4．1．1各班段工程師（技術員）負責本班段所有相關文件的編制工作，做到每個生產(chǎn)過程有文件支持。段長組織本段工作負責人、有經(jīng)驗的工人評審制定的文件。
4．1．2安檢員負責安全管理文件的編制工作。
4．1．3工會主席負責辦公類文件的編制工作。
4．2文件的審核：
車間主任負責生產(chǎn)、技術、安全方面文件的審核簽字。
4．3文件的批準：
4．3．1編制審核完的文件上報公司主管副經(jīng)理或副總工程師批準后執(zhí)行。
4．3．2車間制定的四級文件由各段工程師（技術員）編制，分管主任審核，上報車間主任批準后執(zhí)行。
5．文件的標識：
5．1車間級文件編號：sdrl-jcgd-[文件批準發(fā)布年號]-文件序號
5．2班組級文件編號：
sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開頭字母代碼）-[文件批準發(fā)布年號]- 文件序號
6．文件的發(fā)放、使用及保管
6．1車間及各班段（所）的文件管理嚴格按公司《管理手冊》、《文件控制程序》及車間制定的《文件管理制度》執(zhí)行。
6．1．1車間及班段（所）受控文件清單填寫規(guī)范、無空項，并經(jīng)責任人簽字。
6．1．2車間及班段（所）紙版文件資料柜統(tǒng)一管理，電子版文件保存在車間及班段（所）oa網(wǎng)指定位置，落實責任人。
6．1．3車間及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修訂時，應按新文件重新報批，報批后一周內(nèi)工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．4車間及班段（所）新增加文件報批后一周內(nèi)工程技術人員組織段（所）學習，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．5車間及班段（所）應是最新版本的受控文件清單。
6．2車間的黨政文件及外來文件的接收與傳閱由工會主席填寫《收文登記簿》，車間內(nèi)部文件由文件管理員負責發(fā)放、回收。文本形式的文件發(fā)放要填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單；電子版形式的文件在上傳公司oa辦公網(wǎng)時，先填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單，再通過電話確認、記錄收文人姓名。電子版文件由文件管理員加密上傳到oa網(wǎng)，不能隨意改動。收到文件的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。
6．3各類外來文件（包括法律、法規(guī)及其他要求），都須加蓋紅色“受控”印章，填寫《發(fā)文登記簿》和《收文登記簿》并保存。
6．4上述文件如需打印，可由文件管理員填寫《文件打印、復印、速印審批單》，經(jīng)部門(單位)負責人批準打印后發(fā)放，做好發(fā)放記錄，由領取人簽字。
6．5公司內(nèi)部使用的體系文件都屬受控文件，在發(fā)放受控文件時應加蓋“受控”印章，
紙版文件發(fā)放應注明分發(fā)號。
6．6受控文件不得隨意自行復印。如需要時，使用者經(jīng)車間主任批準后，向車間技術組文件管理員領用。
6．7文件因破損嚴重而影響使用時，使用者應到車間辦理文件更換手續(xù)，換發(fā)的文件可使用原文件的分發(fā)號。
6．8各段工程師（技術員）每半年識別法律、法規(guī)和其他要求，并對其適用性進行評審，填評審記錄。新增、更換的法規(guī)和其他要求上報車間技術主任、文件管理員，文件管理員變更車間法律法規(guī)清單。
7．文件的更改：
7.1文件需要更改時，由各段工程師（技術員）說明更改原因后報車間文件管理員，由文件管理員填寫《文件更改通知單》方可執(zhí)行。
7.2文件作局部文字更改時，應將被修改文字或數(shù)據(jù)用雙線劃去；并在臨近適當?shù)奈恢脴嗣餍薷膬?nèi)容，修改者、批準人及批準年、月、日。
7.3當文件需大幅修訂時，應予以換頁或換版。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。
7.4文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理，當采用換頁或換版方式時，應在發(fā)放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版文件。
8文件的作廢
8.1文件作廢時,文件管理員應按原《發(fā)文登記薄》名錄逐一收回,電子版文件由文件管理員統(tǒng)一刪除,更新后的電子版文件由車間文件管理員上傳至oa網(wǎng),做發(fā)文登記,,班組做好收文 記錄，以防止誤用。
8.2作廢紙版文件銷毀時應經(jīng)系統(tǒng)領導批準并填寫《文件回收、銷毀記錄》后方可銷毀。
作廢保留文件由文件管理員在《作廢文件留用記錄》中注明，系統(tǒng)領導批準后，由文件管理員加蓋 “作廢保留”印章后歸檔。
8．3作業(yè)現(xiàn)場不準保存“作廢”的文件。
9文件的借閱：
各類文件的借閱應由借閱人填寫《文件借閱記錄》由文件管理員簽字付出，歸還時需經(jīng)雙方簽字確認。文件的借閱時間最多為7天，如因需要延長應再敘借。
10文件定期評審：
10.1文件管理員負責每年11月1日—12月30日期間，督促車間對車間級三級文件評審一次，(各班段負責評審本班段使用的各類三級文件)，必要時進行修訂。文件評審的記錄由文件管理員負責保存。
10.2各班段技術員負責每年11月1日—12月30日期間，評審本班段使用的各類三級文件，必要時進行修訂。文件評審的記錄由本班段負責保存。
11考核辦法
11．1? 主任、分管主任每季對車間及各班段（所）進行一次文件管理檢查。（注：標準化檢查中進行）。
11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯記一處各扣1分。
11．3 在次月復檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。
11．4 各班段段長在實際工作中和年末對職工掌握的三級文件情況進行考核，有考核記錄。
第6篇 iso9000文件-消防管理程序制度
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej-qp4. 2消防管理程序頁碼: 1/3
1.目的:
加強消防工作的管理,貫徹以防為主的方針,確保小區(qū)人身財產(chǎn)的安全。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)的消防管理。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.8、4.9、4.10、4.13章
3.2 iso9002標準第4.8、4.9、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司全體員工及分承包商員工為義務消防員;
4.2公司管理者代表為義務消防隊總指揮;
4.3保安服務部負責日常消防的預防工作;
4.4保安服務部主任檢查、監(jiān)督日常消防工作。
5.工作程序:
5.1成立義務消防隊。
5.1.1由保安服務部成立義務消防隊,保安服務部主任即為義務消防隊負責人。
5.1.2將義務消防隊成員名單交給綜合辦公室備案。
5.1.3義務消防隊負責人,負責有關消防工作的監(jiān)督和檢查。
5.2消防設備管理和檢查:
5.2.1根據(jù)深圳市消防局制定的《消防條例》,配備消防器材和設施。
5.2.2義務消防隊建立《消防設備登記表》和《消防設備平面圖》。
5.2.3對小區(qū)消防設施按《消防設備、設施標識各檢查方法》標出明顯標記。
5.2.4每月保安服務部根據(jù)制定的《消防檢查制度》負責對消防設施進行檢查,并在《消防器材設施檢查表》中作好記錄。
5.3消防檢查:
5.3.1保安服務部主任制定消防檢查制度,根據(jù)該制度對小區(qū)及地下車庫的消防情況進行檢查,做質(zhì)量記錄。
5.3.1.1對損壞消防設施、器材的,要求先行修復并賠償損失。
5.3.1.2對違章使用、更改天然氣管道的,要求停止作業(yè),恢復原狀。
5.3.1.3對裝修使用易燃易爆物品的,責令停業(yè)使用,更換其它物品方可再施工。
5.3.1.4其它:視具體情況提出改進要求。
5.3.2對違章情況由消防隊長提出《整改通知書》,發(fā)至相關單位,
限期改進并跟蹤驗證整改效果。
5.4消防知識培訓:
5.4.1對住戶的消防要求:
5.4.1.1通過發(fā)放《住戶須知》向住戶宣傳安全用電、用水、安全專用樓宇等常識。
5.4.1.2義務消防員必須接受消防技能培訓。綜合辦公室組織義務消防隊消防知識的培訓,并將培訓結果填寫在各人培訓檔案。
5.4.2對員工每年學習消防知識,增強消防意識,學習內(nèi)容:公司制定的《消防檢查制度》、學習情況,參加人員要詳細記錄。
5.5消防演練:
5.5.1由保安服務部每年組織一次消防演練。
5.5.2由保安服務部主任擬制演練計劃,由管理者副代表批準后,責成保安服務部實施。
5.5.3演練后,由保安服務部組織座談、總結,將總結形成文字后上報綜合辦公室存檔。
5.6火災事故處理:
5.6.1火災事故處理程序參見《火災應急措施》。
5.6.2由保安服務部主任責成具體事故單位寫出火災事故報告。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《消防檢查制度》 ej-wi-qp4.2-01
6.2《火災應急措施》 ej-wi-qp4.2-02
6.3《整改通知書》 &
nbsp; ej-wi-qp4.9-05
6.4《消防器材設施檢查表》 ej-qr-qp4.2-01
6.5《消防設備登記表》 ej-qr-qp4.2-02
6.6《消防設備、設施標識和檢查方法》 ej-wi-qp4.2-03
6.7《火災隱患檢查表》 ej-qr-qp4.2-03
6.8《消防設備、設施檢查卡》 ej-qr-qp4.2-04
6.9《消防設備平面圖》 ej-wi-qp4.2-04
6.10《消防演練計劃表》ej-qr-qp4.2-05
6.11《消防演練總結》ej-qr-qp4.2-06
6.12《消防值班記錄》ej-qr-qp4.2-07
6.13《消防系統(tǒng)的檢測和保養(yǎng)規(guī)程》ej-wi-qr4.2-05
第7篇 工程文件管理工作制度
1.總則
1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設管理文件有關規(guī)定制訂。
1.2.本制度適用于建設單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機構)及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。
1.3.工程文件分類及其組成。
1.3.1設計文件。指由設計單位通過建設單位提供,或由建設單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設計說明書、技術要求、技術標準以及其相應的設計修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。
其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。
1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設單位授權和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關工程建設活動的批復、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等,所有反映工程承包與建設監(jiān)理合同履行過程和建設監(jiān)理過程的文件。
1.3.4建設單位指示。指經(jīng)建設單位或建設單位有關部門依照工程承建合同和建設監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)的與工程建設活動有關的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復、批轉(zhuǎn)、以及與此有關的各種文圖、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。
1.5.除非建設單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責任,由責任方承擔。
2.設計文件管理
2.1建設單位提供用于工程實施的設計文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。
2.2設計文件應根據(jù)建設單位與設計單位簽訂的供圖計劃,按時提供給建設單位。監(jiān)理公司于收到建設單位設計文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設計文件,提出修改意見,通過建設單位轉(zhuǎn)達回設計單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。
2.3承包商對收到的設計文件應進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實施過程中發(fā)現(xiàn)設計文件中存在的缺陷或錯誤,應在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項作業(yè)實施前作出修改和補充,避免由此引起返工和造成損失。
2.4正式施工前設計文件必須經(jīng)過會審。
2.5施工過程中,若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設計文件不符的重大變化,承包商應及時書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審批。
2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設單位授權所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應予執(zhí)行。
2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準的設計文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達承包商6小時后生效。
2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復制所需數(shù)量的設計文件,也可通過監(jiān)理公司向建設單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費用。
2.9由建設單位或監(jiān)理公司所提供的設計文件,承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商應依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內(nèi)容、格式和細節(jié)應符合建設單位和監(jiān)理公司的要求。
3.2對于已經(jīng)批準的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實質(zhì)性的變更,承包商仍應按上述要求及時提出書面文件重新報請建設單位或監(jiān)理公司審批。
3.3合同文件規(guī)定由承包商負責設計的工程項目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報監(jiān)理工程師審批。
3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負責簽收。經(jīng)建設單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領取。
3.5對于應報送審批并業(yè)已送達的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關規(guī)定和要求修改后重新報送,并承擔由此所造成施工延誤及經(jīng)濟損失等的合同責任。
3.6施工文件的報送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時,按有關監(jiān)理實施細則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。
3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認為該報審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權對該報審文件提出異議和批復,承包商應予執(zhí)行。
4.建設單位指示或向建設單位單位報送的文件
4.1除非建設單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設單位報送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達。
4.2除非建設單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設單位關于工程項目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達實施。
5.監(jiān)理文件管理
5.1監(jiān)理文件的送達時間以承包商授權部門與機構負責人或指定簽收人的簽收時間為準。
5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復,逾期未予回復表示監(jiān)理公司對原指令予以確認。
5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認意見有異議,可于該文件或確認意見送達后的3天內(nèi)向建設單位單位申請復議,并承擔由此而產(chǎn)生的一切費用與損失。
5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認意見)或建設單位的指示(包括其復議意見)有異議,應首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。
若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進行仲裁或提交法律程序,但應事先將此意向通報監(jiān)理單位
5.5除非監(jiān)理公司或建設單位復議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復議、評審或仲裁期間,原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
6.工程文件傳遞與受理
6.1工程文件傳遞流程圖:
設計文件
設計單位
項目法人
項目法人指示
監(jiān)理單位
監(jiān)理文件
承包商
施工文件
主導流向
反饋流向
6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章,受理方應在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點,并在隨后的8小時內(nèi)補送書面正式文件。
6.3為促進工程建設的順利進展和工程建設合同的切實履行,根據(jù)《工程建設監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設單位應在14天(對于急件,應在一個更短的時間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設單位作出決定的事宜作出書面決定送達監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設單位的決定意見,可理解為建設單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設單位的決定。
第8篇 煙花爆竹技術管理制度產(chǎn)品管理文件
1、技術資料是企業(yè)的無形資產(chǎn),必須穩(wěn)妥管理,使之為企業(yè)生產(chǎn),企業(yè)效益,品牌提升提供有力的技術保證。
2、建立技術檔案室,廠內(nèi)所有產(chǎn)品的詳細規(guī)格,含量、藥量均應按統(tǒng)一格式記錄入檔。
3、廠內(nèi)開發(fā)的新產(chǎn)品,在未推入市場前,嚴禁對外泄露,試驗的新產(chǎn)品其外表不得粘褙任何有文字或圖案的招紙。
4、對泄露廠內(nèi)技術資料或盜竊廠內(nèi)技術資料的行為,輕微的罰款處理,嚴重情形依法追究當事人的刑事責任
5、原材料倉庫對各類藥物材料必須設立明顯的標識卡。
6、成品倉庫對各類成品必須改正明顯的表示卡,并堆碼整齊。
7、各道工序生產(chǎn)必須改正工藝卡片。
8、在生產(chǎn)過程中,必須設立質(zhì)量跟蹤卡片。
9、建立質(zhì)量反饋信息記錄與檔案。
10、及時對反饋信息作出研究和處理。
第9篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、 業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第10篇 附七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
第七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
一、病房護士長負責醫(yī)療文件的管理,護長不在時,由當班護士負責管理,各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會診或轉(zhuǎn)院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規(guī)定排列,一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限,按各醫(yī)院規(guī)定,一般不少于一年。
七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質(zhì)量。
第11篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；
2、各種專業(yè)例會記錄；
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
4、有保存價值的客戶資料及處理結果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領導訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親文件，廠領導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：
（一） 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。
第三節(jié) 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的'案卷類目'。'案卷類目'的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照'案卷類目'條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)'對號入座'，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內(nèi)文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內(nèi)文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第12篇 維修技術資料、工藝文件管理制度
1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規(guī)和國家標準、行業(yè)標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整并及時更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。
3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象，應主動向管理員說明，并酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時復印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現(xiàn)遺失情況，限制其使用權，并上報領導。
6、為保證資料內(nèi)容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔凈，凡出現(xiàn)資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。
