第1篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定
公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項(xiàng)管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。
一、公司的重要管理事項(xiàng)和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等管理活動(dòng)，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項(xiàng)管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。
二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。
三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計(jì)劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財(cái)務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財(cái)務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對(duì)文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。
四、要加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時(shí)修正，堅(jiān)決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。
五、各部門要增強(qiáng)制度的嚴(yán)肅性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強(qiáng)組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。
第2篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
第3篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
一、編制目的
為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責(zé)
1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。
2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。
2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
第4篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。
第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。
第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;
3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第5篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度
建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門之間、部門之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。
3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(包括審計(jì)報(bào)告)。
3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會(huì)簽;
4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。
代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號(hào)'[]'括入;
序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加'第'字;
編號(hào)示例:'浙中建[2022]第1號(hào)';(即浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);
公文編號(hào)由行政人事部指定專人進(jìn)行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對(duì)外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號(hào)'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應(yīng)簡要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標(biāo)識(shí)用'第 頁 共 頁'的形式標(biāo)識(shí);
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):
一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號(hào);
公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號(hào);
部門名稱縮寫為每個(gè)字漢語拼音的第一個(gè)字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用'1'表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用'2'表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);
編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號(hào)保持原來的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq
流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb
備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函*h周報(bào)zb1
傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb
指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。
附件1:表22 對(duì)外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報(bào)表
浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司
二零一五年二月十二日
第6篇 x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:適用本公司所有文件。
3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對(duì),審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門或個(gè)人,對(duì)有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。
附件10.文件借閱登記表
第7篇 有限公司文件收發(fā)管理制度
有限公司文件收發(fā)管理制度
為使公司行文和收文處理規(guī)范化，制定本制度。
第一條 經(jīng)理辦負(fù)責(zé)公司對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作。
第二條 行文
(一)凡以公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經(jīng)部室負(fù)責(zé)人初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由公司領(lǐng)導(dǎo)審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)部室領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交經(jīng)理辦統(tǒng)一登記、分類編號(hào)。由擬稿部室打印、校對(duì)、裝訂，上行文由經(jīng)理辦發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發(fā)。經(jīng)理辦負(fù)責(zé)審批在公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布有關(guān)文件。
(三)行文流程按公司辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。
第三條 收文處理
(一)所有發(fā)至我公司的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門轉(zhuǎn)我公司處理的公文)，由經(jīng)理辦統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)部室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。經(jīng)理辦負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)后辦理，經(jīng)理辦根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。
(三)對(duì)急辦件，經(jīng)理辦應(yīng)立即將文件送交公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，經(jīng)理辦應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。
(四)一般公文通過公司內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
第四條 有關(guān)要求
(一)收發(fā)文件必須設(shè)立收發(fā)文件登記本，履行登記簽收手續(xù)，收、退文件，要專人負(fù)責(zé)。
(二)必須按規(guī)定范圍組織閱讀文件，并在辦公室內(nèi)進(jìn)行，秘密文件當(dāng)場閱后收回，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍和帶出公司閱辦。
(三)借閱文件，必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，依時(shí)退還，秘密文件不準(zhǔn)摘抄。
(四)秘密文件必須存放在有安全保密設(shè)施的保險(xiǎn)柜、文件柜內(nèi)，用后放柜加鎖，關(guān)好門窗。
(五)復(fù)制秘密文件，必須經(jīng)過請(qǐng)示批準(zhǔn)，由文件保管人員復(fù)制后交使用者，復(fù)印件與原件同樣管理。
第五條 本制度由公司經(jīng)理辦負(fù)責(zé)解釋，自經(jīng)理辦公會(huì)議審議通過后實(shí)施。
第8篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第9篇 物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用'規(guī)定'。
二、決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。
經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用'決議'。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用'通知'。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用'通報(bào)'。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。
向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用'報(bào)告'。
六、批復(fù)。
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用'批復(fù)'。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用'函'。
八、會(huì)議紀(jì)要。
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:
①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。
冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
'發(fā)'用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);
'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門均以'發(fā)'的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第10篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認(rèn)真貫徹'以防為主、防治結(jié)合'的原則,要有適宜保管文件資料的庫房、文件柜和切實(shí)可行和'六防'(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準(zhǔn),必須有關(guān)登記記錄。
3、對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)及時(shí)收回。
5、編制公司文件清單,實(shí)施文件控制。
第11篇 金屬公司技術(shù)文件管理制度
金屬制品公司技術(shù)文件管理制度
一.總則:
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二.技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn):
1.技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制,工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2.工程部部長負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3.總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4.技術(shù)文件包括:
a.圖紙;
b.工藝操作規(guī)程;
c.設(shè)備操作規(guī)程;
d.產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);
e.產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范;
f.采購技術(shù)要求等。
三.技術(shù)文件的更改:
1.技術(shù)文件更改的前提:
a.顧客要求更改;
b.由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;
c.技術(shù)要求過高,生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2.各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改,須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單,報(bào)工程部審核,廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn);
3.技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容:
a.更改原因;
b.更改前參數(shù);
c.更改后參數(shù)。
4.技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批:
a.廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批;
b.必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽;
c.廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令(書面文件);
5.生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a.更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;
b.更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī);
c.工程部負(fù)責(zé)更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改,工程部做好技術(shù)文件更改記錄;
d.更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。
四.技術(shù)文件的管理:
1.技術(shù)文件發(fā)放:
技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門,并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。
2.文件使用和保管:
a.工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;
b.使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù);
c.工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];
d.技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管;
e.借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;
f.對(duì)無使用及保存價(jià)值的文件,由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];
g.對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件,應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí),并用專柜保存,以防誤用。
批準(zhǔn)審核編制
日期日期日期
第12篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項(xiàng)目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。
2.范圍
本準(zhǔn)則適用于***有限公司開發(fā)建設(shè)的所有項(xiàng)目。
3.文件編號(hào)體系
工程部文件統(tǒng)一編號(hào)方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號(hào)
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項(xiàng)目經(jīng)理部職責(zé)及人員架構(gòu)表
4.2各種指導(dǎo)書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報(bào)公司各部門文件
4.4.2報(bào)公司報(bào)告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設(shè)計(jì)部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會(huì)議紀(jì)要:
4.5.1公司每月/每周工程例會(huì)紀(jì)要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要
4.5.3專題會(huì)議紀(jì)要
4.5.4內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要
4.5.5圖紙會(huì)審變更紀(jì)要
4.6部門費(fèi)用情況
4.7工作簡報(bào)
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時(shí)注銷的舊版本圖紙。
5.2編號(hào)不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項(xiàng)目秘書)處進(jìn)行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機(jī)密、秘密、公開三級(jí),機(jī)密級(jí)只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級(jí)只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級(jí)即全公司共享。
7.公司所有正式文件對(duì)外均由項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé),行政方面不論郵件還是文本均要從項(xiàng)目秘書處對(duì)外接口或抄送給項(xiàng)目秘書,技術(shù)方面的文件可以不通過項(xiàng)目秘書直接對(duì)外。
8.工程部每周每人均寫工作周報(bào),周報(bào)格式要求如下:1、分項(xiàng)目寫,如基地情況、項(xiàng)目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進(jìn)行不定時(shí)的抽查。
