第1篇 物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司檔案管理制度
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務資料同時須經(jīng)財務經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。
十四、對摘抄卷內檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第2篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司項目檔案管理制度
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2 設備設施檔案:包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的'業(yè)主概況表'、'業(yè)主公約'、'入住契約'、'前期服務協(xié)議'、'接房登記表'等。
1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6 財務檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復印件。
2. 2檔案管理要求:
2.2.1 進行標準化的檔案管理。
2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3 加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4 實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5 堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6 作到檔案分類科學化。
檔案按內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。
2.2.7 實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?/p>
每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
第3篇 項目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求,結合公司的實際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書、服務記錄、小區(qū)資料等內容,反映公司的整個經(jīng)營活動。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項目服務中心檔案由部門負責人負責。
第二條 歸集整理:
一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術資料可由相關部門指導進行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應即追查歸入,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦,與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類編號
一、檔案分類
(一)檔案范圍
1、各部門制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調動。
5、主任級以上管理人員的調動、晉級、變動。
6、重大事故報告。
7、重大采購合同。
(二)各部門檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計劃、總結。
(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調函及任免報告。
(4)公司重大事投訴報告、處理決定。
(5)通報表揚。
(6)機構設置、改名稱、印章合并和啟用,擴大營業(yè)范圍報告、批復。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說明書。
2、行政人事部人事
(1)中級職稱、員工技工職稱資料。
(2)員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規(guī)定。
(3)上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實施細則。
(5)員工的獎勵、處分的決定和通報。
(6)職工調資、轉正、定級、考核等文件。
(7)員工花名冊。
(8)采購合同。
3、安護部
(1)上級公司消防、治安工作,通知、批復。
(2)小區(qū)重大消防、治安報告及相關文件。
4、財務部
(1)上級、本公司關于財務管理,各種費用開支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費調整的請示、通知。
(3)上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項目、圖紙。
(3)工程重大事故報告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶服務
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見。
(4)用戶資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶手冊。
二、檔案編號:
(一)按照分類大小級別按次序編號。
(二)按照年度時間按順序編號。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結合的方式編號。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙。
(二)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成。
(三)制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細則;4.董事會及股東會紀錄;5.財務報表;6.政府機關核準文件;7.不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;8.工程設計圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(四)10年保存:1.預算、決算書類;2.會計憑證;3.事業(yè)計劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(六)1年保存:結案后無長期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復技術,延長檔案壽命。
三、保管職責:
(一)財務部保管財務檔案。
(二)綜合管理部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料。
(三)工程維修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經(jīng)營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級
分為三級:絕密、機密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復制
1、查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權限內(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬服務中心的檔案,由服務中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務類的檔案也應由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
三、檔案的銷毀
(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及清單位,報綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無誤后報服務中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(四)監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
第七條 庫房管理:
一、庫房內的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實行科學管理。
二、要愛護檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時,要即使修補。
三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等'七防'措施,嚴格控制庫內的溫度,保持庫內清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫要實行專人管理,無關人員未經(jīng)許可不得進入庫房。
五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫房時要注意關閉落鎖,關閉電源。
六、認真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀手續(xù)、案卷借出時要以代卷卡補位,案卷歸還后,要及時放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調動時,必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準靠近閱檔桌喝水。
第4篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務資料同時須經(jīng)財務經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。
十四、對摘抄卷內檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第5篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對部門造成損失的,將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。
第6篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度
物業(yè)公司及項目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９?、儲存方法?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權者無權決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
第7篇 物業(yè)公司培訓檔案管理制度怎么寫
1.目的為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2. 適用范圍公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。
3. 職責
3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。
3. 2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4. 術語無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1 日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2 '7+1'培訓檔案
5.1.1.2 .1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培訓檔案
5.1.1.3 .1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1 有關于培訓方面通知、請示、報告、總結等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2 根據(jù)《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3 有關于培訓評估的檔案根據(jù)《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5 對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個月內歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。
7. 相關/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓管理制度》《培訓評估管理制度》《培訓教材管理制度》《培訓風險防范管理規(guī)定》《培訓考核管理制度》
8.質量記錄及表格《檔案/圖書/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓工作記錄表》《培訓考核成績單》《'7+1'培訓計劃》《'7+1'培訓記錄表》《外派培訓合同》《培訓教材工作單》
第8篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
第9篇 物業(yè)公司客戶檔案管理制度
一.制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯(lián)絡資料
7. 緊急事故聯(lián)絡人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序
四.注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;
3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復。
第10篇 物業(yè)公司財務會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關規(guī)定,結合具體實際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務管理部負責會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應做到科學管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務人員查閱檔案,須經(jīng)財務部及檔案管理人員同意;財務部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應由會計機構、檔案機構共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第11篇 物業(yè)公司培訓檔案管理制度9
物業(yè)公司培訓檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。
3.職責
3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術語
無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓檔案
5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄
培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關于培訓方面通知、請示、報告、總結等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3有關于培訓評估的檔案根據(jù)《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓管理制度》
《培訓評估管理制度》
《培訓教材管理制度》
《培訓風險防范管理規(guī)定》
《培訓考核管理制度》
8.質量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓工作記錄表》
《培訓考核成績單》
《'7+1'培訓計劃》
《'7+1'培訓記錄表》
《外派培訓合同》
《培訓教材工作單》
第12篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;
語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或專用文件夾;
在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。
文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。
必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;
對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。
查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3. 在借閱檔案時應做到以下幾點:a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4. 鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領導審批后由各部門實施。
銷毀清單及報告應歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對部門造成損失的,將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。
