公司財會電算化管理制度

公司財會電算化管理制度

公司財會電算化管理制度

1.目的:為加強財會電算化管理管理,特制定本辦法。

2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.財會電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等,由公司財務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實施,并須符合下列條件:

3.1.1購入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計,在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上,經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購;

3.1.2購入軟件必須是經(jīng)國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件;

3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件);不準(zhǔn)對購入軟件進(jìn)行隨意修改,對外拷貝;

3.1.4二次開發(fā)軟件要經(jīng)公司財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施,且僅限于對原始數(shù)據(jù)的利用和深加工,不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進(jìn)行選型和市場價格調(diào)查的工作,選擇性價比好,商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專職計算機操作人員經(jīng)專門培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。

4.2各財務(wù)部使用的計算機只能用于本公司,未經(jīng)公司財務(wù)部批準(zhǔn)不得對外使用。

4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞,保證數(shù)據(jù)正確性和運行效率,對上機操作人員規(guī)定:

4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定;

4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財會人員,有權(quán)上機操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財務(wù)運行系統(tǒng);

4.3.3與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務(wù)系統(tǒng)。

4.4嚴(yán)格操作規(guī)則

4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,并按有關(guān)財經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證,憑此進(jìn)行賬務(wù)處理;

4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù),在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯,可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計算機。最后由復(fù)核員調(diào)正,并在機內(nèi)簽字,記帳才能進(jìn)行;

4.4.3當(dāng)月機內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢,方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳;

4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外,其他人員一律不得直接打開庫進(jìn)行操作,不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu);

4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作,更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作;

4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料,均由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借;

4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對、保管;機內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份;月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔(如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來帳等),年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊歸檔;

4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作;

4.4.9各操作人員在上機時,應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務(wù)時間等。操作員必須對自己的登機口令保密,以便帳務(wù)系統(tǒng)自動對其上機操作進(jìn)行流水登記,財務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機記錄,以作為責(zé)任劃分的依據(jù);操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機操作;必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息,保證會計信息的全面完整;

4.4.10每次上機完畢,應(yīng)做好所需的各項備份工作,以防止發(fā)生意外事故;

4.4.11嚴(yán)禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作,嚴(yán)禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務(wù)部經(jīng)理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續(xù)完備后,實施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進(jìn)行軟件升級后的試運行。

5.7根據(jù)運行的情況總結(jié)并升級文檔資料。

5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護(hù)人的姓名,維護(hù)時間,修改時間,修改的原因,修改的內(nèi)容,修改后的現(xiàn)狀等。

6.財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內(nèi)容:

6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù),財務(wù)部必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全會計檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號,經(jīng)審核人員審查后錄入微機。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應(yīng)按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財務(wù)部檔案室集中管理。

6.4會計檔案一律以紙質(zhì)形式保存,同時以磁質(zhì)形式保存會計檔案,磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應(yīng)按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。

6.5會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,標(biāo)簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

6.6會計檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經(jīng)公司財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),并應(yīng)記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定,以及

任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等的行為將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

7.財務(wù)部會計電算化崗位設(shè)置及工作職責(zé)

7.1會計人員

會計人員應(yīng)孰悉分工負(fù)責(zé)的核算業(yè)務(wù),既能進(jìn)行手工核算的會計處理,又能適應(yīng)會計電算化工作要求。其職責(zé)范圍除會計法、財政部有關(guān)規(guī)定外還包括:編制會計憑證應(yīng)符合財務(wù)制度的要求,做到經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確,摘要簡明規(guī)范,編碼完整,符合會計電算化有關(guān)細(xì)則的規(guī)則等。

7.2系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位的財務(wù)和會計業(yè)務(wù),具備一定的計算機知識,熟悉本單位在用系統(tǒng),由財務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負(fù)責(zé),協(xié)調(diào)財務(wù)部內(nèi)外有關(guān)電算化的工作關(guān)系,處理臨時出現(xiàn)的問題。主要職責(zé)有:

7.2.1負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時,應(yīng)及時監(jiān)督、組織有關(guān)人員恢復(fù)其正常工作;

7.2.2負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各有關(guān)資源(包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等)的調(diào)用、修改和更新的計劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統(tǒng)操作員

操作員有權(quán)進(jìn)入本公司電算化系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應(yīng)熟悉單位財會業(yè)務(wù),同時有較熟悉的計算機操作及數(shù)據(jù)庫知識,熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經(jīng)過計算機和會計兩類培訓(xùn)的專業(yè)人員擔(dān)任,對整個系統(tǒng)安全正常進(jìn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括:

7.3.1嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明進(jìn)行操作;

7.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作,包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作;

7.3.3負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和存檔;

7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障,應(yīng)及時報告財務(wù)負(fù)責(zé)人和信息部,并做好故障記錄及上機記錄等;

7.3.5當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù),當(dāng)天登錄,登錄后打印出當(dāng)天的帳表,做到日日清;

7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳和會計報表,以及自動轉(zhuǎn)帳憑證;

7.3.7負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;

7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關(guān)健人員,不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任,不準(zhǔn)調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的功能。

7.4數(shù)據(jù)錄入員

數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對會計業(yè)務(wù)知識。有一定的了解,有簡單的計算機操作知識,能熟練地錄入有關(guān)數(shù)據(jù)。其一般由經(jīng)過打字訓(xùn)練的會計人員擔(dān)任,對錄入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括:

7.4.1檢查專職會計人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù),對非法數(shù)據(jù)不得錄入;

7.4.2嚴(yán)格按照專職會計人員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入,錄入完畢進(jìn)行自檢核對,核對無誤后交數(shù)據(jù)審核員復(fù)核;

7.4.3在輸入過程中,如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時,應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員或有關(guān)專職會計人員反映,不得擅自作廢或修改;

7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時,應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正;

7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后,應(yīng)及時做好數(shù)據(jù)備份;

7.4.6日記帳輸入應(yīng)做好日清月結(jié);

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管;

7.4.8、操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告;數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任。

7.5數(shù)據(jù)審核員

數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會計業(yè)務(wù)和全面的會計業(yè)務(wù),一般應(yīng)由符合條件的會計人員擔(dān)任,其職責(zé)主要包括;

7.5.1負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等;

7.5.2負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作;

7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關(guān)人員更正、補齊,再行審核;

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù),不予簽章確認(rèn)。

7.6系統(tǒng)維護(hù)員

系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行管理與維護(hù)的工作人員。系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)有一定的計算機知識、會計業(yè)務(wù)知識,應(yīng)能熟練地編制程序,應(yīng)了解所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)員可由軟件開發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:

7.6.1定期檢查軟件、硬件設(shè)備的運行情況;

7.6.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作;

7.6.3按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全性防范措施,所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核等系統(tǒng)的任何操作權(quán)限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負(fù)責(zé)保管各類數(shù)據(jù)和帳表,一般應(yīng)由具備一定計算機常識,如軟盤的使用與保護(hù)等,具有較強的責(zé)任心的會計人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:

7.7.1負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;

7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網(wǎng)由公司信息部統(tǒng)一管理,財務(wù)系統(tǒng)歸財務(wù)部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經(jīng)財務(wù)部主管批準(zhǔn)后由財務(wù)人員根據(jù)要求提供。財務(wù)部計算機分別由專人負(fù)責(zé),主要職責(zé)為上、下班及停電時開機、關(guān)機、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經(jīng)批準(zhǔn)不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經(jīng)許可嚴(yán)禁修改硬盤儲存內(nèi)容,不準(zhǔn)備擅自拆開計算機及修改計算機有關(guān)軟硬件參數(shù)設(shè)置。

8.4不準(zhǔn)擅自改變上機內(nèi)容或運行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。

8.5計算機配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內(nèi)存盤正常退出并關(guān)閉ups電源,人員離開時必須關(guān)閉計算機、打印機、ups和總電源。

8.6 ups電源不得插接除主機以外的設(shè)備,如打印機、電風(fēng)扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現(xiàn)場,并向系統(tǒng)管理員匯報,由系統(tǒng)管理員安排人員進(jìn)行排除,不得自行拆開處理。

8.8開機順序:總電源一ups 電源一外圍設(shè)備(打印機、顯示器)一主機。關(guān)機順序和開機相反。

8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。

8.10嚴(yán)禁在計算機上打電子游戲。

8.11外

來及新購磁盤、光盤必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機。

8.12未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件),不準(zhǔn)對機內(nèi)軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。

8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份,所有軟盤都加上寫保護(hù),并有規(guī)范的標(biāo)簽。

8.14經(jīng)常對計算機和軟盤進(jìn)行病毒檢測,并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

8.15各操作員每次對更新數(shù)據(jù)必須及時備份,月末結(jié)帳后磁質(zhì)、紙雙備份。

8.16財務(wù)部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對外(包括公司其他公司)提供數(shù)據(jù)必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審批。

8.17計算機開機口令和財務(wù)操作員口令需不定期更改,各操作員必須對自己所掌握的口令嚴(yán)格保密,不得對外泄露。

8.18各操作應(yīng)嚴(yán)格權(quán)限操作,不得泄露、打聽他人有關(guān)操作口令,不得以他人名義上機登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機記錄核對,作為工作檢查依據(jù)。

8.19硬件的購置、維護(hù)、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行,違反上述規(guī)定造成設(shè)備損壞,由責(zé)任者照價賠償;造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者,財務(wù)部將視情況對責(zé)任者予以處理。

9.附則:

9.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。