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第1篇 外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位工作職責(zé)
職責(zé)一:外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)
1.合同的確立、簽署、執(zhí)行和跟蹤
1.1合同條款的確立
與客戶協(xié)商、談判,確立合同項(xiàng)目。包括所購產(chǎn)品的價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格、顏色、貼花,品牌及其他要求;貿(mào)易國別;貿(mào)易術(shù)語;付款方式;嘜頭;交貨期;目的港;配件額度及其他條款。
1.2銷售合同/形式發(fā)票的簽署
1)確認(rèn)合同條款后,由業(yè)務(wù)人員開具銷售合同/形式發(fā)票予客戶確認(rèn)并簽署回傳;
2)收取訂金或信用證
1.3合同的執(zhí)行
向工廠下達(dá)生產(chǎn)定單,所需文件包括:產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)表、形式發(fā)票、合同執(zhí)行計(jì)劃及其他附件。
1.4合同跟蹤
備貨期間,對(duì)定單生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤,并告知客戶生產(chǎn)進(jìn)度和交貨時(shí)間。
2.驗(yàn)貨
主要是涉及合同條款的項(xiàng)目,如顏色,數(shù)量,規(guī)格,嘜頭,品牌等進(jìn)行查驗(yàn),保證按時(shí)、準(zhǔn)確交貨。
3.產(chǎn)品發(fā)運(yùn)和交付單證
2.1產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)
應(yīng)在貨備妥之前,提前與船公司或貨代聯(lián)系,填寫提貨委托單后傳真給運(yùn)輸公司和供貨方,安排發(fā)運(yùn)事宜。由運(yùn)輸公司持提貨委托到指定地點(diǎn)提貨,發(fā)運(yùn)。
2.2交付單證
1)把制作好的各種單據(jù),包括箱單,裝箱單明細(xì),商業(yè)發(fā)票,提單及原產(chǎn)地證副本交與客戶確認(rèn)。
2)催收尾款,并寄發(fā)單據(jù)正本。
4.售后問題的處理
3.1及時(shí)處理索賠問題
因出口產(chǎn)品供貨方原因產(chǎn)生的出口產(chǎn)品錯(cuò)發(fā)/漏發(fā)/質(zhì)量不合格導(dǎo)致客戶提出質(zhì)量、數(shù)量索賠的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)處理。
3.2收集產(chǎn)品反饋信息
收集有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量問題、市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品需求的反饋信息,歸納,整理,為產(chǎn)品的整改和新產(chǎn)品開發(fā)提供意見和建議。
5.現(xiàn)有客戶維護(hù)和新客戶開發(fā)
4.1現(xiàn)有客戶關(guān)系維護(hù)
1)處理好定單和索賠問題,保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量,協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系
2)適時(shí)對(duì)重點(diǎn)客戶制定相應(yīng)的促銷和優(yōu)惠政策,并提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業(yè)和品牌形象。
3)在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候。
4)及時(shí)向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄。
4.2新客戶開發(fā)
通過展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、走訪市場(chǎng)及其他途徑努力開拓市場(chǎng),尋找新的客源。
5.其他相關(guān)職責(zé)
5.1外事接待
5.2建立客戶檔案,產(chǎn)品檔案,質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。并對(duì)每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷售合同及附件進(jìn)行備份,以備查用。
5.3留意市場(chǎng)動(dòng)態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場(chǎng)信息,統(tǒng)計(jì)、整理、歸檔。
5.4提交月/季度報(bào)表和年度總結(jié)。
職責(zé)二:外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)
1、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系。
積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系,促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品,確認(rèn)客戶樣品收到后,應(yīng)立即發(fā)信給客戶,非?？蜌獾卦儐柨蛻魧?duì)樣品的評(píng)價(jià),詢問客戶是否有下訂單的可能。
2、及時(shí)安排好打樣
要按客戶的要求,書面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素:貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大貨訂單格式,即貨號(hào)-顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格,而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后,方能安排打樣,外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí),由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人簽字。如涉及**模、五金模具是否要開,應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料,應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的,應(yīng)馬上匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理,由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。
樣品完成后,應(yīng)仔細(xì)審核樣品,寄出前,必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶,樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付,需請(qǐng)示經(jīng)理,由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是:如果是少量樣品,樣品免費(fèi),運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多,應(yīng)考慮樣品收費(fèi),運(yùn)費(fèi)到付。
3、精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格
嚴(yán)格把握“核價(jià)單”,精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。一般情況下,核價(jià)單只要掌握兩種就可,一種是“一般貿(mào)易核價(jià)單”,一種是“進(jìn)料加工核價(jià)單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí),應(yīng)拿到e*cel的電子格式,而不是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后,業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核,檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤,如發(fā)現(xiàn)一個(gè)**皮康紙的金額為5元,一個(gè)**里布的用量為1米,應(yīng)立即通知計(jì)劃部,要求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。
當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單,客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí),業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手,收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù),自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。
業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤和銷售利潤率的計(jì)算方法的公式是否正確。
利潤=美金賣價(jià)*匯率*0.96-成本
銷售利潤率=利潤÷(美金賣價(jià)*匯率)*100%
美金賣價(jià)確定后,原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后,方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的,業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚,由經(jīng)理決定如何操作。
4.現(xiàn)有客戶的維護(hù)
1)處理好定單和索賠問題,保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量,協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系
2)適時(shí)對(duì)重點(diǎn)客戶制定相應(yīng)的促銷和優(yōu)惠政策,并提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業(yè)和品牌形象。
3)在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候。
4)及時(shí)向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄。
5.新客戶的開發(fā)
通過展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、走訪市場(chǎng)及其他途徑努力開拓市場(chǎng),尋找新的客源。
6.其他相關(guān)職責(zé):
1)外事接待
2)建立客戶檔案,產(chǎn)品檔案,質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。并對(duì)每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式*、銷售合同及附件進(jìn)行備份,以備查用。
3)留意市場(chǎng)動(dòng)態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場(chǎng)信息,統(tǒng)計(jì)、整理、歸檔。
4)提交月/季度報(bào)表和年度總結(jié)。
5)注意不斷提高業(yè)務(wù)員自身知識(shí)和素養(yǎng)。
職責(zé)三:外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)
1.配合公司的所需,及時(shí)作好翻譯工作
2.熟悉產(chǎn)品,對(duì)產(chǎn)品有所掌握,并能獨(dú)立分析其組成和給予準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)
3.熟悉產(chǎn)品在市場(chǎng)上的定位,找出報(bào)價(jià)時(shí)的不同
4.能獨(dú)立開發(fā)客戶,對(duì)外貿(mào)流程了解,對(duì)產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量等都能給客戶及時(shí)的答復(fù)
5.能有隨機(jī)應(yīng)變的能力,處理好客戶的疑問,并努力下單
6.生產(chǎn)過程應(yīng)跟蹤、驗(yàn)貨,做到質(zhì)量保證
7.能夠獨(dú)立制作整套單據(jù)和相關(guān)的檢驗(yàn)證明等,并獨(dú)立聯(lián)系貨代,將貨物安全送入倉庫
8.及時(shí)通知客戶和貨代有關(guān)貨物裝運(yùn)的情況
9.妥善保管客戶的資料和樣品,有條理的歸檔
10.退稅核銷要及時(shí),將所需全套資料送給財(cái)務(wù)辦理
11.提交季度業(yè)務(wù)匯總和年度總結(jié)
12.注意提升自身產(chǎn)品知識(shí)、英語和業(yè)務(wù)能力
13.在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候,及時(shí)向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄
第2篇 外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作崗位職責(zé)
以下提供一則外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé),與大家共勉,希望對(duì)目前正在從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的朋友們能有所幫助。
一、外貿(mào)內(nèi)勤員
1. 日常辦公室事務(wù)處理:
部門的日常衛(wèi)生打掃;電話的接聽工作,并向電話詢問者提供信息,來訪人員的接待及安排工作;日常郵件收發(fā),及普通文檔管理;相關(guān)文件的打印、復(fù)印等。
2. 部門的費(fèi)用支出和業(yè)績(jī)的管理
部門的費(fèi)用開支和領(lǐng)樣、寄樣、業(yè)務(wù)記錄都應(yīng)有相應(yīng)的文檔管理,并備分,以防丟失。
3.配合經(jīng)理收集包材及產(chǎn)品系列化、完善化等準(zhǔn)備工作
二、外貿(mào)業(yè)務(wù)員
1. 配合公司的所需,及時(shí)作好翻譯工作
2. 熟悉產(chǎn)品,對(duì)產(chǎn)品有所掌握,并能獨(dú)立分析其組成和給予準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)
3. 熟悉產(chǎn)品在市場(chǎng)上的定位,找出報(bào)價(jià)時(shí)的不同
4. 能獨(dú)立開發(fā)客戶,對(duì)外貿(mào)流程了解,對(duì)產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量等都能給客戶及時(shí)的答復(fù)
5. 能有隨機(jī)應(yīng)變的能力,處理好客戶的疑問,并努力下單
6. 生產(chǎn)過程應(yīng)跟蹤、驗(yàn)貨,做到質(zhì)量保證
7. 能夠獨(dú)立制作整套單據(jù)和相關(guān)的檢驗(yàn)證明等,并獨(dú)立聯(lián)系貨代,將貨物安全送入倉庫
8. 及時(shí)通知客戶和貨代有關(guān)貨物裝運(yùn)的情況
9. 妥善保管客戶的資料和樣品,有條理的歸檔
10. 退稅核銷要及時(shí),將所需全套資料送給財(cái)務(wù)辦理
11. 提交季度業(yè)務(wù)匯總和年度總結(jié)
12. 注意提升自身產(chǎn)品知識(shí)、英語和業(yè)務(wù)能力
13. 在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候,及時(shí)向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄
14. 處理好與各部門的關(guān)系,并及時(shí)地向他們請(qǐng)教有關(guān)產(chǎn)品的最新信息和動(dòng)態(tài)
15. 根據(jù)市場(chǎng)的變化,適時(shí)地開發(fā)新產(chǎn)品。
第3篇 外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)工作內(nèi)容
外貿(mào)業(yè)務(wù)員職位要求
基本心態(tài)
1) 熱愛外貿(mào)工作,永不放棄;
2) 站在客戶的立場(chǎng)上想問題,做事情;
3) 勤奮工作,虛心學(xué)習(xí);
4) 有良好的自信心,要有奮斗目標(biāo)。
基本素質(zhì)
1) 熟悉出口業(yè)務(wù)操作流程;
2) 書面英語過硬,口語良好,與客戶能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通;
3) 熟悉常見的國際交往禮儀;
4) 熟悉日常的交際英文,接待客人顯示出良好的修養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì);
5) 熟悉常用的辦公文件,例如:word, e*cel, photoshop, powerpoint, outlook, autocad等.;能夠使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備;
6) 能夠草擬標(biāo)準(zhǔn)的傳真及信函,能夠獨(dú)立完成信用證的審核,根據(jù)信用證制定正確的出口單證;
7) 撥、接電話要顯示良好的公司形象。
例如:國內(nèi)模擬
撥通電話,你應(yīng)該說:您好,我是********有限公司外貿(mào)部的***,請(qǐng)問是***然后切入正題。
接聽電話,你應(yīng)該說:*******有限公司,您好,我是***,請(qǐng)問有什么能夠幫助你的
國外情景模擬:
撥通電話:hello, this is***, from **** co., ltd. may i speak to mr /ms ***
接聽電話:hello, this is ***** co., ltd. i’m ale*. may i help you
專業(yè)素質(zhì)
1) 對(duì)本工廠的產(chǎn)品能夠非常熟悉,對(duì)生產(chǎn)流程有詳細(xì)的了解;對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)能夠準(zhǔn)確作出判斷;對(duì)產(chǎn)品的主要材料有一定的了解;能夠獨(dú)立準(zhǔn)備一份公司catalog供給人參考;能夠草擬一份專業(yè)的報(bào)價(jià)單;熟悉工廠運(yùn)營方式的組織機(jī)構(gòu)構(gòu)成。
2) 對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品有相當(dāng)?shù)牧私?對(duì)整個(gè)從事的行業(yè)有一個(gè)正確的了解;對(duì)國外的同類產(chǎn)品有一個(gè)詳細(xì)的了解。
3) 對(duì)相關(guān)的產(chǎn)品測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)有完整的了解。
4) 能夠從客人的語氣里面,判斷出客人的意圖。
5) 能夠?qū)腿说膩碓L提前做出接待安排;能夠獨(dú)立帶領(lǐng)客人參觀工廠;能夠巧妙的回答客人的問題。
6) 對(duì)出口貨物操作有實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)。
7)能夠獨(dú)立向客人介紹產(chǎn)品、公司,并且正確、專業(yè)的回答客人提出的問題。
8)對(duì)出口貨物包裝及標(biāo)志能夠有專業(yè)的設(shè)計(jì)觀念,確保符合出口貨物的需要。
9)對(duì)于國外正在執(zhí)行的訂單,要提供詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃通知單與生產(chǎn)部門及相關(guān)的部門。
外貿(mào)業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)/工作內(nèi)容
1、及時(shí)安排好打樣。
要按客戶的要求,書面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素:貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大貨訂單格式,即貨號(hào)-顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格,而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后,方能安排打樣,外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí),由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人簽字。如涉及**模、五金模具是否要開,應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料,應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的,應(yīng)馬上匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理,由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。
樣品完成后,應(yīng)仔細(xì)審核樣品,寄出前,必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶,樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付,需請(qǐng)示經(jīng)理,由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是:如果是少量樣品,樣品免費(fèi),運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多,應(yīng)考慮樣品收費(fèi),運(yùn)費(fèi)到付。
2、精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格
嚴(yán)格把握“核價(jià)單”,精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。一般情況下,核價(jià)單只要掌握兩種就可,一種是“一般貿(mào)易核價(jià)單”,一種是“進(jìn)料加工核價(jià)單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí),應(yīng)拿到e*cel的電子格式,而不是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后,業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核,檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤,如發(fā)現(xiàn)一個(gè)**皮康紙的金額為5元,一個(gè)**里布的用量為1米,應(yīng)立即通知計(jì)劃部,要求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。
當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單,客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí),業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手,收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù),自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。
業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤和銷售利潤率的計(jì)算方法的公式是否正確。
利潤=美金賣價(jià)*匯率*0.96-成本
銷售利潤率=利潤÷(美金賣價(jià)*匯率)*100%
美金賣價(jià)確定后,原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后,方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的,業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚,由經(jīng)理決定如何操作。
3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系
積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系,促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品,確認(rèn)客戶樣品收到后,應(yīng)立即發(fā)信給客戶,非常客氣地詢問客戶對(duì)樣品的評(píng)價(jià),詢問客戶是否有下訂單的可能。
4、樹立“訂單就是命令”的理念
業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。客戶下訂單后,業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單,并立即下發(fā)到有關(guān)部門?？蛻粝掠唵魏?業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情,全身心投入到對(duì)客戶訂單的分析,圍繞“貨號(hào)-原料-顏色搭配-做法”四個(gè)要素,與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核對(duì)(必要時(shí)要再次與打樣間溝通),如有客戶交待不清的,應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)。客戶確認(rèn)后,立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā),整個(gè)過程的時(shí)間,能半小時(shí)解決的,堅(jiān)決不能用1小時(shí)解決,能1小時(shí)解決的,堅(jiān)決不能用2小時(shí)解決,以此類推。整個(gè)過程,最長(zhǎng)不能超過48個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息,則無條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清,業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后,客戶在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內(nèi)沒有回復(fù)的,此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事:第一,打電話給客戶,催促客戶盡快書面回復(fù);第二,口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理,講明情況,如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的,立即按經(jīng)理的要求去做。
中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是“發(fā):沈阿瑟(1)、張三(6)、李四(3)、王五(6)、錢六(5)、趙七(1)、李八(1),共23份。”
中文訂單中應(yīng)絕對(duì)杜絕模糊語言,如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。
在中文訂單的右下角,業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名,而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名,表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核,已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯(cuò),也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。
當(dāng)然,訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶30%定金到賬,或信用證到手。如定金或信用證未到位,可下發(fā)訂單,讓計(jì)劃部先計(jì)算用料,但要書面通知采購部:“所有物料采購等通知”。
